Una devolución en compras se registra revirtiendo el asiento original: debitas la cuenta del proveedor (2205) o de bancos si te reembolsan el dinero, y acreditas el inventario (1435) si manejas inventario permanente, o la cuenta 6225 «Devoluciones en compras» si usas inventario periódico. Además, debes acreditar el IVA descontable (2408) asociado a la mercancía devuelta. Y sí: afecta la información exógena, porque la DIAN exige reportar las compras netas en el formato 1001 y el IVA de las devoluciones en el formato 1006.
Suena a mucho, pero en realidad es un movimiento con una lógica muy sencilla: deshacer en la contabilidad exactamente lo que la compra había creado. En esta guía te mostramos cómo hacerlo paso a paso, qué pasa con el IVA y qué debes tener en cuenta para que tu reporte de exógena cuadre sin sorpresas.
Qué es una devolución en compras y qué documento la soporta
Una devolución en compras ocurre cuando regresas al proveedor mercancía que ya habías comprado y registrado: porque llegó defectuosa, no correspondía al pedido, venció o simplemente se pactó la devolución. Como la compra original ya entró a tu contabilidad (y probablemente ya fue facturada electrónicamente), la devolución no se borra: se registra como un movimiento nuevo que revierte el efecto de la compra.
El documento que soporta este movimiento es la nota crédito electrónica que emite tu proveedor, asociada a la factura original. Esa nota crédito es tu respaldo para disminuir la cuenta por pagar, ajustar el inventario y reducir el IVA descontable. Sin ella, el ajuste queda sin soporte fiscal, y eso sí puede traerte problemas en una revisión de la DIAN.
El registro contable de la devolución en compras
El asiento depende del sistema de inventarios que uses. En ambos casos aplican las cuentas del PUC, y la clave está en reversar cada componente de la compra: el costo de la mercancía, el IVA y la obligación con el proveedor. Si quieres repasar la mecánica de débitos y créditos antes de entrar en materia, en nuestra guía de asientos contables la explicamos desde cero.
Si usas inventario permanente
Con inventario permanente, cada compra entra directamente a la cuenta 1435 (mercancías no fabricadas por la empresa). Por eso la devolución sale de esa misma cuenta. Supón que devuelves mercancía por $1.000.000 más IVA del 19% que aún no habías pagado:
- Débito a 2205 — Proveedores nacionales: $1.190.000
- Crédito a 1435 — Mercancías no fabricadas por la empresa: $1.000.000
- Crédito a 2408 — IVA descontable: $190.000
Si usas inventario periódico
Con inventario periódico, las compras se registran en la cuenta 6205 y las devoluciones tienen su propia cuenta espejo: la 6225 — Devoluciones en compras, que es de naturaleza crédito. El mismo caso quedaría así:
- Débito a 2205 — Proveedores nacionales: $1.190.000
- Crédito a 6225 — Devoluciones en compras: $1.000.000
- Crédito a 2408 — IVA descontable: $190.000
Esta tabla resume las diferencias entre los dos sistemas:
| Concepto | Inventario permanente | Inventario periódico |
|---|---|---|
| Cuenta que recibe el crédito por la mercancía | 1435 — Mercancías no fabricadas por la empresa | 6225 — Devoluciones en compras |
| Cuenta del IVA (crédito) | 2408 — IVA descontable | 2408 — IVA descontable |
| Cuenta del proveedor (débito) | 2205 — Proveedores nacionales | 2205 — Proveedores nacionales |
| Efecto en el costo | Disminuye el inventario de inmediato | Disminuye el costo al cierre, vía juego de inventarios |
| Documento soporte | Nota crédito del proveedor | Nota crédito del proveedor |
Si la factura ya estaba pagada, el débito no va a 2205 sino a bancos (1110) cuando el proveedor te reembolsa, o a una cuenta por cobrar a proveedores mientras llega el reembolso o lo cruzas con compras futuras.
El impacto en el IVA descontable
Aquí está uno de los puntos que más confusión genera. El IVA que pagaste en la compra lo registraste como descontable, es decir, como un valor a tu favor frente a la DIAN. Al devolver la mercancía, ese derecho desaparece en la misma proporción: el artículo 486 del Estatuto Tributario ordena restar de los impuestos descontables el IVA correspondiente a las devoluciones en compras del periodo.
En la práctica, eso significa acreditar la cuenta 2408 por el IVA de la devolución, con lo cual tu IVA descontable del bimestre o cuatrimestre queda neto. Si no haces este ajuste, estarías descontando un IVA de mercancía que ya no compraste, y eso infla indebidamente tu saldo a favor. Para entender bien cuándo nace y cómo se maneja este derecho, te recomendamos nuestra guía sobre cuándo puedes descontar el IVA en tu contabilidad y cómo se registra.
¿Y si la compra tenía productos con diferentes tarifas de IVA?
Es muy común: una misma factura puede traer productos al 19%, al 5% y excluidos. En ese caso, la nota crédito del proveedor debe discriminar cada tarifa, y tu registro contable debe hacer lo mismo. La buena práctica es manejar auxiliares de la cuenta 2408 por tarifa (por ejemplo, 240801 para el 19% y 240802 para el 5%), de modo que el crédito de la devolución caiga en el auxiliar correcto.
Esto no es solo orden interno: cuando prepares la declaración de IVA y el reporte de exógena, necesitarás los valores separados por tarifa. Si mezclas todo en una sola cuenta, la conciliación entre contabilidad, declaraciones y exógena se vuelve una labor de arqueología que nadie quiere hacer.
Devolución no es lo mismo que descuento por pronto pago
Otro punto que vale la pena aclarar: si el proveedor te hace un descuento por pagar antes del plazo, eso no es una devolución en compras. En el descuento condicionado (por pronto pago) la mercancía se queda contigo; lo que cambia es el valor que terminas pagando. Contablemente, ese descuento se reconoce como un menor valor de la compra o como un ingreso financiero según tu política contable, pero no pasa por la cuenta 6225 ni implica devolver inventario.
La diferencia importa porque los documentos soporte son distintos: la devolución exige nota crédito que afecta la factura electrónica; el descuento condicionado, en cambio, se pactó después de la operación y no modifica la base de la factura ya validada por la DIAN. Confundir los dos movimientos genera descuadres entre lo facturado, lo contabilizado y lo reportado.
Cómo afecta la devolución el reporte de información exógena
La información exógena es el reporte anual con el que le cuentas a la DIAN, tercero por tercero, tus operaciones del año. Y las devoluciones en compras entran directo en ese cruce de datos. Los dos efectos principales son:
- Formato 1001 (pagos y abonos en cuenta): las compras a cada proveedor se reportan por su valor real, es decir, descontando las devoluciones del año. Si compraste $50.000.000 a un proveedor y le devolviste $5.000.000, el valor a reportar es $45.000.000. Reportar el valor bruto genera una diferencia con lo que ese proveedor declara como ingreso, y esos cruces son justamente lo que la DIAN revisa.
- Formato 1006 (IVA generado y devoluciones en compras): en este formato se reporta, además del IVA generado, el IVA descontable correspondiente a devoluciones en compras anuladas, rescindidas o resueltas durante el año. Es decir, el ajuste que hiciste en la 2408 por cada devolución debe aparecer aquí, identificado por tercero.
Por eso la recomendación es llevar las devoluciones en cuentas y auxiliares propios desde el primer día: cuando llegue el momento de preparar el reporte, los valores salen directo de la contabilidad sin reconstrucciones manuales. Si quieres entender todo el panorama de este reporte —quiénes están obligados, formatos y plazos—, revisa nuestra guía completa de información exógena ante la DIAN.
Buenas prácticas para que todo cuadre
- Exige siempre la nota crédito electrónica. Es el soporte fiscal de la devolución; sin ella, el ajuste contable queda cojo.
- Registra la devolución en el mismo periodo del documento. El ajuste del IVA descontable va en el periodo en que ocurre la devolución, no en el de la compra original.
- Separa el IVA por tarifa en auxiliares de la 2408, para que la declaración de IVA y el formato 1006 salgan sin recálculos.
- Concilia mensualmente la cuenta 2205 con los estados de cuenta de tus proveedores: las devoluciones mal aplicadas son la causa más frecuente de descuadres.
- No mezcles devoluciones con descuentos: cada uno tiene su tratamiento contable y su documento soporte.
Visto así, la devolución en compras deja de ser un dolor de cabeza: es un asiento que revierte la compra, un ajuste del IVA descontable y dos casillas bien diligenciadas en exógena. Con las cuentas organizadas desde el registro, el reporte anual se arma prácticamente solo, y tú te quedas con la tranquilidad de que cada cruce con la DIAN va a cuadrar.
Referencias
- Estatuto Tributario, artículo 486 — Ajuste de los impuestos descontables por devoluciones en compras.
- Estatuto Tributario, artículo 631 — Obligación de suministrar información exógena a la DIAN.
- Decreto 2650 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público — Plan Único de Cuentas para comerciantes (cuentas 1435, 2205, 2408 y 6225).
- Resolución 000162 de 2023 de la DIAN — Información exógena del año gravable 2024: formatos 1001 y 1006.
- Resolución 000042 de 2020 de la DIAN, artículo 30 — Notas crédito y notas débito de la factura electrónica de venta.
