La información exógena se envía a través del portal de la DIAN (servicio Muisca), en la opción «Presentación de información por envío de archivos», usando archivos XML que cumplen los formatos definidos por la entidad y firmados con tu firma electrónica. Los plazos los fija la DIAN cada año mediante resolución: en general, los grandes contribuyentes reportan entre finales de abril y comienzos de mayo, y las demás personas jurídicas y naturales entre mayo y junio, según los últimos dígitos del NIT. Aquí te contamos el paso a paso completo, sin enredos.
Primero lo primero: ¿qué es la información exógena?
La información exógena (también llamada «medios magnéticos») es el conjunto de datos que empresas y personas obligadas deben reportar anualmente a la DIAN sobre las operaciones que realizaron con terceros: a quién le compraron, a quién le vendieron, a quién le pagaron nómina, qué retenciones practicaron, entre otros. Con esa información, la DIAN cruza datos entre contribuyentes y verifica que lo que tú declaras coincida con lo que otros reportan sobre ti.
La obligación está establecida en el artículo 631 del Estatuto Tributario, y cada año la DIAN expide una resolución que define quiénes deben reportar, qué formatos usar y en qué fechas.
Requisitos antes de enviar la información exógena
Antes de sentarte a reportar, asegúrate de tener listo esto:
- RUT actualizado: verifica que tus datos de identificación, dirección y responsabilidades estén al día. Un RUT desactualizado puede generar rechazos en el envío.
- Firma electrónica vigente: el representante legal (o la persona natural obligada) debe tener habilitada la firma electrónica de la DIAN, porque los archivos se firman digitalmente al presentarlos.
- Información contable organizada y conciliada: los datos que reportas deben coincidir con tu contabilidad, tus declaraciones de retención en la fuente, de IVA y de renta. Las inconsistencias entre reportes son la causa más común de requerimientos.
- Los formatos que te aplican: identifica en la resolución vigente cuáles formatos debes presentar según tu actividad (más abajo te contamos los principales).
- El prevalidador o un software que genere los XML: la DIAN publica gratuitamente los «prevalidadores», unas herramientas que convierten tus datos en archivos XML con la estructura exigida y verifican errores antes del envío. También puedes generar los archivos directamente desde un software contable que cumpla las especificaciones técnicas.
Paso a paso: cómo enviar la información exógena a la DIAN
- Reúne y depura la información del año a reportar. Consolida terceros con NIT o cédula correcta, nombres completos, direcciones y valores. Un dígito de verificación mal digitado puede hacer que el archivo no pase la validación.
- Genera los archivos XML. Usa el prevalidador de la DIAN o tu software contable para construir un archivo por cada formato que te corresponda, siguiendo la especificación técnica de la resolución vigente.
- Valida los archivos antes de enviarlos. El prevalidador te muestra errores de estructura (campos obligatorios vacíos, longitudes incorrectas, valores negativos donde no van). Corrígelos todos: es mucho más fácil ahora que después de presentar.
- Ingresa al portal de la DIAN. Entra con tu usuario (a nombre propio o de la empresa que representas) y busca la opción «Presentación de información por envío de archivos».
- Diligencia la solicitud de envío. Selecciona el formato, el año gravable, el número de registros y adjunta el archivo XML correspondiente.
- Firma con tu firma electrónica. Al firmar, el sistema genera el formato 10006 (formulario de presentación), que es tu constancia de envío.
- Verifica el resultado del procesamiento. Que el archivo se cargue no significa que quedó en firme: la DIAN lo procesa y puede marcarlo como «Exitoso» o «Con errores». Revisa el estado y, si hay errores, corrige y reemplaza el archivo antes del vencimiento.
- Guarda tus soportes. Conserva los XML enviados, el formato 10006 y el resultado exitoso del procesamiento. Es tu respaldo ante cualquier verificación futura.
Formatos válidos: los que más se usan
La resolución anual de exógena define decenas de formatos, pero estos son los que concentran la mayoría de los reportes:
- Formato 1001: pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas (aquí se reportan tus compras y costos con terceros).
- Formato 1007: ingresos recibidos durante el año.
- Formato 1005 y 1006: IVA descontable e IVA generado.
- Formato 1003: retenciones en la fuente que te practicaron.
- Formato 1008 y 1009: cuentas por cobrar y cuentas por pagar al cierre del año.
- Formato 2276: ingresos y retenciones por rentas de trabajo y pensiones (el reporte de nómina, del que hablamos enseguida).
El formato 2276: el reporte de nómina en exógena
Si durante el año pagaste salarios, honorarios asimilados a rentas de trabajo o pensiones, debes presentar el formato 2276. En él reportas, persona por persona, la información laboral del año gravable:
- Identificación completa del trabajador o beneficiario (tipo y número de documento, nombres, apellidos).
- Pagos por salarios, emolumentos, bonificaciones, cesantías e intereses, y demás rentas de trabajo.
- Aportes obligatorios a salud y pensión, y aportes voluntarios cuando aplique.
- Retenciones en la fuente practicadas por rentas de trabajo durante el año.
Estos son, en esencia, los mismos datos del certificado de ingresos y retenciones (formato 220) que entregas a cada empleado, así que una buena práctica es cruzar el 2276 contra los certificados emitidos y contra tus declaraciones mensuales de retención en la fuente: los totales deben cuadrar. Antes de enviarlo, valida que ningún tercero tenga documento inconsistente, que no haya empleados duplicados y que los valores sean positivos y en pesos completos, sin decimales. El plazo de presentación del 2276 es el mismo del resto de tu exógena: la fecha que te corresponda según tu NIT en el calendario de la resolución vigente. Si tu nómina electrónica y tu contabilidad están integradas en un software, este formato puede generarse de forma prácticamente automática, con los datos ya validados desde el origen.
El Libro de Compras y su relación con el formato 1001
El Libro de Compras es el registro donde llevas el detalle de todas tus adquisiciones del periodo: fecha, número de factura, NIT y nombre del proveedor, base gravable, IVA descontable y retenciones practicadas. Es una herramienta de control interno y contable, y aquí vale la pena una aclaración importante: llevar el Libro de Compras no es lo mismo que reportar exógena.
- El libro es tu registro interno: puedes llevarlo en tu software contable o incluso en hojas de cálculo, y la DIAN puede solicitarlo en una fiscalización, pero no lo «envías» periódicamente.
- El envío formal obligatorio es la exógena: la información de tus compras se reporta ante la DIAN a través del formato 1001 (y el IVA descontable en el 1005), en XML, por el canal oficial y en los plazos del calendario.
La buena noticia es que un Libro de Compras bien llevado durante el año es justamente la fuente del formato 1001: si el libro está limpio, con terceros correctamente identificados y conceptos bien clasificados, armar el reporte de exógena se vuelve un trámite y no un dolor de cabeza de fin de temporada.
¿Cuál es el plazo para presentar la información exógena?
La DIAN fija las fechas cada año en la resolución de exógena, y los vencimientos dependen de tu calidad de contribuyente y de los últimos dígitos de tu NIT:
- Grandes contribuyentes: presentan primero, normalmente entre finales de abril y comienzos de mayo, según el último dígito del NIT.
- Personas jurídicas y personas naturales obligadas: presentan después, por lo general entre mayo y junio, según los dos últimos dígitos del NIT.
Como las fechas exactas cambian cada año gravable, revisa siempre el calendario tributario publicado por la DIAN para el año que vas a reportar y ubica tu fecha según tu NIT. Nuestro consejo: no esperes al vencimiento. Presentar con unos días de margen te da espacio para corregir errores de procesamiento sin presión.
¿Qué pasa si me equivoco o presento tarde?
El artículo 651 del Estatuto Tributario contempla sanciones por no enviar la información, enviarla con errores o presentarla fuera de plazo, calculadas como un porcentaje de las sumas no reportadas o reportadas con inconsistencias. Suena serio, y lo es, pero hay dos cosas que debes saber para estar tranquilo:
- Puedes corregir. Si detectas un error después de presentar, puedes reemplazar el archivo. Corregir de forma voluntaria, antes de que la DIAN te requiera, reduce significativamente la sanción.
- La prevención es tu mejor aliada. Validar los archivos con el prevalidador, conciliar contra tus declaraciones y verificar el estado «Exitoso» del procesamiento elimina la gran mayoría de los riesgos.
Si ya se te pasó una fecha, no entres en pánico: presenta cuanto antes, liquida la sanción reducida que corresponda y sigue adelante. Lo importante es ponerte al día, no castigarte.
En resumen: tu lista de chequeo para la exógena
- RUT actualizado y firma electrónica vigente.
- Contabilidad conciliada con retenciones, IVA y renta.
- Formatos identificados según la resolución del año gravable.
- Archivos XML generados y validados sin errores.
- Envío por el portal de la DIAN antes de tu fecha según NIT.
- Estado «Exitoso» verificado y soportes guardados.
Con la información organizada desde el día a día, la exógena deja de ser esa temporada temida del año y se convierte en un trámite más de la lista. En Dataico creemos que la tranquilidad tributaria se construye con orden, no con trasnochos de última hora.
Referencias
- DIAN – Información Exógena Tributaria
- DIAN – Prevalidadores para información exógena
- DIAN – Calendario tributario vigente
- Estatuto Tributario Nacional – artículos 631 y 651 (SUIN-Juriscol, Ministerio de Justicia)
- DIAN – Normatividad: resoluciones sobre información exógena
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