¿Cómo se calcula una nómina electrónica paso a paso en Colombia?

Calcular una nómina electrónica en Colombia sigue una ruta clara: partes del salario devengado del trabajador (sueldo base más horas extra, recargos y auxilio de transporte si aplica), determinas el ingreso base de cotización (IBC), restas las deducciones legales del trabajador (4% de salud y 4% de pensión), sumas los aportes del empleador a seguridad social y parafiscales, provisionas las prestaciones sociales y, por último, generas el documento soporte de nómina y lo transmites a la DIAN dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago. En esta guía te llevamos por cada paso, con porcentajes vigentes y un ejemplo numérico.

Antes de empezar: los datos base del cálculo

Para liquidar bien una nómina necesitas tener claros tres valores de referencia del año en curso:

• Salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV): para 2026 es de $1.750.905, cifra fijada transitoriamente por el Decreto 159 de 2026 tras el debate jurídico que rodeó al decreto original de diciembre de 2025.
• Auxilio de transporte: aplica para quienes devengan hasta dos salarios mínimos. Se suma al pago del trabajador y cuenta como base para cesantías y prima, pero no para aportes a seguridad social.
• Jornada máxima legal: según la Ley 2101 de 2021, la jornada viene reduciéndose gradualmente: quedó en 44 horas semanales desde julio de 2025 y llegará a 42 horas en 2026. Esto importa porque cambia el valor de la hora ordinaria y, con él, el de las horas extra y recargos.

Con eso sobre la mesa, vamos paso a paso.

Paso 1: Calcula el total devengado

El devengado es todo lo que el trabajador recibe en el periodo. Incluye:

• Salario básico del periodo (mensual o quincenal, según tu ciclo de pago).
• Horas extra y recargos: extra diurna (+25%), extra nocturna (+75%), recargo nocturno (+35%), dominicales y festivos según el caso.
• Auxilio de transporte, si el trabajador gana hasta dos SMMLV.
• Comisiones, bonificaciones y otros pagos del periodo.

Un punto clave: los pagos que pactes como no salariales (ciertos auxilios y bonificaciones) no pueden superar el 40% del total de la remuneración. Si se pasan de ese tope, el excedente entra a la base de aportes. Vale la pena revisarlo antes de liquidar, porque es uno de los errores que más ajustes genera después.

Paso 2: Determina el IBC (ingreso base de cotización)

El IBC es la base sobre la que se calculan salud, pensión, ARL y parafiscales. Se compone de los pagos salariales del periodo: salario básico, horas extra, recargos y comisiones. Quedan por fuera el auxilio de transporte y los pagos no salariales válidos (respetando el tope del 40%).

Ten en cuenta dos límites: el IBC no puede ser inferior a un salario mínimo (para jornada completa) ni superior a 25 salarios mínimos.

Paso 3: Aplica las deducciones del trabajador

Del devengado se restan las deducciones legales a cargo del trabajador, que tú como empleador retienes y giras:

• Salud: 4% del IBC.
• Pensión: 4% del IBC.
• Fondo de Solidaridad Pensional: aplica solo para quienes devengan 4 o más salarios mínimos, y comienza en el 1% del IBC (sube por tramos para ingresos más altos).
• Otras deducciones autorizadas: retención en la fuente si aplica, libranzas, embargos judiciales o descuentos autorizados por escrito por el trabajador.

Si quieres el detalle de cada una, con topes y ejemplos, te lo explicamos en esta guía sobre las deducciones de nómina que se aplican al salario del trabajador.

Para tener a la mano todos los porcentajes del cálculo, esta tabla resume quién asume cada concepto y sobre qué base se aplica:

Concepto	A cargo del trabajador	A cargo del empleador	Base de cálculo
Salud	4%	8,5% (exonerable, art. 114-1)	IBC
Pensión	4%	12%	IBC
ARL	—	0,522% a 6,96% según riesgo	IBC
SENA	—	2% (exonerable, art. 114-1)	Nómina
ICBF	—	3% (exonerable, art. 114-1)	Nómina
Caja de compensación	—	4% (nunca se exonera)	Nómina
Cesantías (provisión)	—	8,33%	Salario + auxilio de transporte
Intereses sobre cesantías (provisión)	—	1% mensual	Cesantías
Prima de servicios (provisión)	—	8,33%	Salario + auxilio de transporte
Vacaciones (provisión)	—	4,17%	Salario (sin auxilio de transporte)

Paso 4: Calcula los aportes del empleador a seguridad social

Estos no se descuentan al trabajador: salen de tu bolsillo como empleador, siempre sobre el IBC.

• Salud: 8,5% (con una excepción importante que vemos en el paso 5).
• Pensión: 12%.
• ARL (riesgos laborales): entre 0,522% y 6,96%, según el nivel de riesgo de la actividad. Una oficina suele estar en riesgo I (0,522%); una obra de construcción, en riesgo V (6,96%).

Paso 5: Liquida los aportes parafiscales (y revisa si estás exonerado)

Los parafiscales se calculan sobre la misma base de nómina y son tres:

• SENA: 2%.
• ICBF: 3%.
• Caja de compensación familiar: 4%.

Para una empresa pequeña, la cuenta es directa: si tu trabajador tiene un IBC de $2.000.000, el aporte al SENA sería de $40.000 y al ICBF de $60.000 ese mes. Pero antes de pagar, revisa lo siguiente, porque es muy probable que no debas pagarlos todos.

La exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario

El artículo 114-1 del Estatuto Tributario (introducido por la Ley 1607 de 2012) exonera a las sociedades contribuyentes de renta —y a las personas naturales con dos o más empleados— de pagar salud del empleador (8,5%), SENA (2%) e ICBF (3%) por los trabajadores que devenguen menos de 10 salarios mínimos.

En la práctica, esto significa que para la mayoría de las pymes esos tres aportes simplemente no se causan por buena parte de su equipo. Tres precisiones para no contabilizar de más ni de menos:

• La exoneración es por trabajador: si alguien de tu equipo gana 10 SMMLV o más, por esa persona sí pagas los tres conceptos completos.
• La caja de compensación (4%) nunca se exonera: se paga siempre, por todos los trabajadores.
• Tampoco se exoneran la pensión (12%) ni la ARL del empleador.

Si tu empresa cumple los requisitos, en la nómina y en la PILA esos conceptos exonerados van en cero para los trabajadores cobijados: no los provisiones ni los registres como gasto, porque no son una obligación tuya.

Paso 6: Provisiona las prestaciones sociales

Las prestaciones no se pagan cada mes, pero sí se causan cada mes. Provisionarlas te da tranquilidad: cuando llegue la prima o las cesantías, la plata ya está contemplada. Los porcentajes mensuales de provisión son:

• Cesantías: 8,33% (sobre salario más auxilio de transporte).
• Intereses sobre cesantías: 1% mensual (equivalen al 12% anual sobre las cesantías).
• Prima de servicios: 8,33% (sobre salario más auxilio de transporte).
• Vacaciones: 4,17% (sobre el salario, sin auxilio de transporte).

Paso 7: Calcula el neto a pagar (con ejemplo)

El neto a pagar es simple: total devengado menos total deducciones del trabajador. Veámoslo con un caso concreto: un trabajador con salario de $4.000.000 mensuales, sin horas extra, en una empresa exonerada por el artículo 114-1 y con ARL riesgo I. Como gana más de dos salarios mínimos, no recibe auxilio de transporte, y como devenga menos de cuatro, no aporta al Fondo de Solidaridad Pensional.

• Devengado: $4.000.000 (este es también su IBC).
• Deducciones: salud 4% = $160.000; pensión 4% = $160.000. Total: $320.000.
• Neto a pagar: $3.680.000.
• Costo del empleador: pensión 12% = $480.000; ARL 0,522% = $20.880; caja 4% = $160.000. Salud, SENA e ICBF: $0 por la exoneración.
• Provisiones del mes: cesantías $333.200, intereses $3.332, prima $333.200, vacaciones $166.800.

Ese trabajador recibe $3.680.000, pero su costo real para la empresa ese mes supera los $5.400.000. Tener esta foto completa es justamente lo que te permite presupuestar sin sorpresas.

Paso 8: Genera el documento soporte y transmítelo a la DIAN

Aquí es donde la nómina se vuelve «electrónica». Con los valores ya liquidados, debes generar el documento soporte de pago de nómina electrónica en el formato XML que exige la DIAN, firmarlo digitalmente y transmitirlo para su validación. El plazo, según la Resolución 000013 de 2021, es dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al pago.

El documento debe reflejar exactamente lo que calculaste: devengados, deducciones y neto pagado, trabajador por trabajador. Si hubo cambios en el periodo —ingresos, retiros, incapacidades, licencias—, se reportan como novedades. Y si te equivocaste en un documento ya transmitido, no hay drama: se corrige con una nota de ajuste que reemplaza o elimina el documento original. En Dataico automatizamos todo este ciclo para que liquides, generes y transmitas sin pelear con el XML.

¿Y cuando un empleado se retira? Liquidación final y novedad de retiro

La terminación de un contrato es parte del ciclo de nómina y tiene su propio cálculo. Al liquidar el contrato debes pagar:

• Salarios pendientes hasta el último día trabajado.
• Cesantías e intereses proporcionales al tiempo laborado del año en curso.
• Prima de servicios proporcional al semestre.
• Vacaciones no disfrutadas, compensadas en dinero.
• Indemnización, si el despido fue sin justa causa.

De ese total se descuentan las deducciones que apliquen (aportes del último periodo, libranzas pendientes, deducciones autorizadas). En la nómina electrónica, el retiro se reporta como novedad en el documento del periodo, indicando la fecha de terminación, y los valores de la liquidación final deben quedar reflejados en el documento soporte correspondiente. Si quieres profundizar en este proceso, te contamos todo en nuestra guía sobre la liquidación laboral en la nómina electrónica.

Resumen del proceso en una lista

1. Calcula el total devengado (salario, extras, recargos, auxilio de transporte).
2. Determina el IBC con los pagos salariales.
3. Resta las deducciones del trabajador (salud 4%, pensión 4%, FSP si aplica).
4. Liquida los aportes del empleador (pensión 12%, ARL, salud 8,5% si no hay exoneración).
5. Calcula parafiscales (caja 4% siempre; SENA 2% e ICBF 3% solo si no estás exonerado).
6. Provisiona prestaciones (cesantías, intereses, prima, vacaciones).
7. Obtén el neto a pagar y paga a tu equipo.
8. Genera el documento soporte y transmítelo a la DIAN en los primeros diez días hábiles del mes siguiente.

¿Te quedan dudas puntuales sobre plazos, sujetos obligados o correcciones? Reunimos las respuestas en nuestras preguntas frecuentes sobre nómina electrónica. Y si prefieres que los cálculos, los porcentajes y la transmisión a la DIAN corran solos cada mes, en Dataico te lo hacemos fácil.

Referencias normativas

• Decreto 159 de 2026 — fija transitoriamente el salario mínimo mensual legal vigente para 2026.
• Ley 2101 de 2021 — reducción gradual de la jornada laboral máxima.
• Artículo 114-1 del Estatuto Tributario (Ley 1607 de 2012) — exoneración de aportes de salud del empleador, SENA e ICBF.
• Resolución 000013 de 2021 de la DIAN — implementación y plazos del documento soporte de pago de nómina electrónica.