Preguntas frecuentes de nómina electrónica:
¿Cómo liquido mi nómina?
Desde Dataico se pueden realizar los cálculos automáticos para la transmisión de los documentos a la DIAN, o si manejan otro software pueden integrarlo por medio de Excel o Api.
La provisión de prestaciones sociales que incluye las vacaciones, ¿Cómo se refleja en la nómina?
La provisión es más un tema contable, pero en el momento en que se envía a la DIAN es cuando realmente se paga y afecta las cuentas de la empresa. Las vacaciones, primas y demás funcionan solamente cuando se hace el envío a la Dian y el pago respectivo.
¿Se debe reportar prestaciones sociales también?
Las deducciones del empleado deben ir en el documento soporte y remitidas a la DIAN.
¿La nota de ajuste se hace solo por el empleado que se corrigió o por toda la nómina?
La nota de ajuste se hace por empleado, para hacer la corrección de la información que haya quedado con error.
Si los trabajadores no tienen correo electrónico, ¿Qué se debe hacer en ese caso?
No es obligatorio tener correo electrónico pues en caso de no contar con el, el empleador puede entregarle el documento soporte de forma impresa.
¿Las primas se reportan de forma semestral o anual?
Semestral y se deben pagar el 30 de junio y el 20 de diciembre a más tardar de cada año.
¿El pago de liquidaciones también se registra en el documento de nómina?
Sí. Esta información va registrada en los devengos y reportada a la DIAN, por medio del documento soporte de nómina electrónica.
¿La nómina electrónica solo se puede pagar en bancos?
También es posible realizar pagos en efectivo; sin embargo, es importante tener en cuenta que el Estatuto Tributario establece un nuevo parámetro sobre la deducibilidad de costos por pagos no bancarizados. Por ello, se recomienda consultar con el contador para verificar los topes permitidos y las condiciones aplicables.
¿Cómo se reportan en la nómina las incapacidades que las EPS y ARL le pagan directamente al trabajador?
Existe un campo para reportar las incapacidades pero los lineamientos para el trámite de las incapacidades con las EPS es el mismo que se viene haciendo hoy en día.
Tengo empleados por días, ¿estos pagos también pueden incluirse en la nómina, y se pueden considerar como empleados?
Si hay una relación laboral los pagos se deben incluir en la nómina electrónica.
Cuando los colaboradores de la empresa tienen contrato laboral y por prestación de servicios, ¿se hace una sola nómina?.
En este caso se utiliza documento soporte en adquisición para la prestación de servicios y se genera la nómina para los empleados con contrato laboral.
¿Se debe hacer con un proveedor autorizado por la DIAN o hay alguna plantilla o archivo plano donde la empresa lo pueda hacer directamente?
La DIAN estable 2 formas para hacerlo: una de ellas es a través de un proveedor tecnológico y la otra opción es un con un desarrollo propio.
¿Hay que actualizar el RUT para el manejo de nómina electrónica?
Sí, esto según el artículo 22 de la Resolución 13 de 2021.
¿La habilitación de la nómina la hace el empresario directamente o Dataico hace este trámite?
En Dataico los procesos son intuitivos y automáticos donde nuestros clientes pueden realizar el proceso sin necesidad de nuestra ayuda. Sin embargo, nuestro equipo de soporte estará disponible para brindarle la asistencia necesaria y resolver todas las dudas al respecto.
Si creo una empresa en el 2023, ¿Cuánto tiempo tengo para habilitar la nómina electrónica?
La DIAN da plazo hasta 2 meses después de creada la empresa para que se habilite y reporte nómina electrónica.
¿Qué son las notas de ajuste o eliminación?
En caso de que se haya transmitido un documento con errores o se requiera corregir información relacionada con algún empleado, se pueden utilizar las notas de ajuste para realizar las modificaciones necesarias.
Por otro lado, si es necesario eliminar el registro de un empleado o anular un documento de soporte de nómina electrónica, se debe generar una nota de eliminación correspondiente.
Más allá de ser un beneficio, las vacaciones juegan un papel clave en el bienestar del empleado y en la productividad organizacional. En este artículo, te contaremos en qué consisten.
Hago facturación electrónica pero no tengo empleados, ¿debo habilitarme en nómina electrónica?
No, al no tener empleados no se debe habilitar ni transmitir la nómina electrónica.
Hago facturación electrónica con Dataico, ¿puedo tener nómina electrónica con un costo adicional o ya está incluido?
Al ser usuario de Dataico tienes acceso a todos los módulos de la plataforma sin costos adicionales. El único caso donde debes cambiarte de plan es si la cantidad de documentos no es suficiente para la operación de la empresa.
¿Cómo se hace la liquidación de nómina para empleados medio tiempo si el pago de la seguridad social debe ser completa?
Se debe poner el salario base que se vaya a pagar, puede ser medio tiempo, y sobre este seleccionar el rango de fechas que trabajó el trabajador. Ejemplo de salario base: medio salario mínimo.
¿A los empleados extranjeros con qué tipo de documento se puede registrar en la nómina electrónica?
Se puede colocar el pasaporte o cedula de extranjería, en Dataico puedes encontrar los diferentes tipos de documentos que existen.
En el caso de ser régimen simple, ¿debo emitir nómina electrónica?
En este caso se debe revisar si aún siendo parte del régimen simple se es contribuyente de renta o no. De ser contribuyente de renta se debe emitir nómina electrónica. Se recomienda revisar con especialistas casos puntuales.
Aprende más de Nómina Electrónica en el siguiente artículo.
¡Descubre los beneficios de la nómina electrónica y simplifica la gestión de tus pagos de forma eficiente y segura! En Dataico puedes generar la nómina hasta de 4 empleados totalmente gratis.
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