El pago de una incapacidad laboral en Colombia se calcula sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC) del trabajador, no sobre el salario «de bolsillo». Si la incapacidad es de origen común, se reconoce el 66,67% del IBC durante los primeros 90 días (los dos primeros a cargo del empleador) y el 50% del día 91 al 180. Si es de origen laboral, la ARL paga el 100% del IBC desde el día siguiente al accidente o al diagnóstico de la enfermedad. La fórmula base es: (IBC ÷ 30) × porcentaje × días de incapacidad.
El IBC: la base de todo el cálculo
Antes de hacer cuentas, hay que tener claro qué salario se usa como referencia. La incapacidad no se liquida sobre lo que el trabajador recibe neto cada mes, sino sobre el IBC reportado a la seguridad social, que por regla general corresponde al salario del mes anterior al inicio de la incapacidad, incluyendo los pagos que constituyen salario (como comisiones o horas extras) y excluyendo los que no (como auxilios no salariales pactados por escrito). Si tienes dudas sobre cómo se arma esa base, en esta guía explicamos cómo se calcula el IBC para los aportes de seguridad social, porque de ese valor depende directamente cuánto recibe el trabajador incapacitado.
Un punto que da tranquilidad: por mandato legal, el pago de una incapacidad de origen común nunca puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente en proporción a los días reconocidos. Es decir, aunque el 66,67% del IBC dé un valor por debajo del mínimo diario, la EPS debe ajustar el pago para respetar ese piso.
Paso a paso: cálculo de una incapacidad de origen común
La incapacidad de origen común es la que se deriva de una enfermedad general o un accidente que no tiene relación con el trabajo. Así se calcula:
- Identifica el IBC del mes anterior al inicio de la incapacidad. Ese es tu salario de referencia.
- Calcula el valor del día: divide el IBC entre 30. Para efectos de seguridad social, todos los meses se toman de 30 días.
- Aplica el porcentaje según los días: 66,67% del día 1 al 90, y 50% del día 91 al 180.
- Separa quién paga qué: los días 1 y 2 los asume el empleador (también al 66,67%), y desde el día 3 el pago está a cargo de la EPS.
- Verifica el piso del salario mínimo: si el resultado diario queda por debajo del mínimo diario vigente, se paga con base en el mínimo.
Ejemplo con números
Supón un trabajador con un IBC de $2.400.000 y una incapacidad de origen común de 10 días:
- Valor día: $2.400.000 ÷ 30 = $80.000.
- Valor día de incapacidad: $80.000 × 66,67% = $53.336.
- Días 1 y 2 (empleador): $53.336 × 2 = $106.672.
- Días 3 al 10 (EPS): $53.336 × 8 = $426.688.
- Total reconocido por los 10 días: $533.360.
Cálculo cuando la incapacidad es de origen laboral
Si la incapacidad se origina en un accidente de trabajo o una enfermedad laboral, cambian tres cosas fundamentales: el pagador, el porcentaje y el punto de partida. La ARL asume el pago desde el día siguiente al evento y reconoce el 100% del IBC, sin escalas por antigüedad de la incapacidad. El día del accidente lo cubre el empleador como jornada normal de trabajo.
Con el mismo ejemplo del IBC de $2.400.000, una incapacidad laboral de 10 días se pagaría así: $80.000 × 100% × 10 = $800.000, a cargo de la ARL desde el día siguiente al accidente.
Origen común vs. origen laboral: la comparación completa
| Aspecto | Origen común (enfermedad general) | Origen laboral (accidente o enfermedad laboral) |
|---|---|---|
| Base de cálculo | IBC del mes anterior a la incapacidad | IBC del mes anterior al evento |
| Porcentaje reconocido | 66,67% (días 1 a 90) y 50% (días 91 a 180) | 100% del IBC |
| Quién paga los primeros días | El empleador asume los días 1 y 2 | El empleador cubre solo el día del accidente como jornada laborada |
| Quién paga después | La EPS, desde el día 3 | La ARL, desde el día siguiente al evento |
| Piso mínimo | No puede ser inferior al salario mínimo diario proporcional | Se paga sobre el IBC real cotizado |
| Norma principal | Código Sustantivo del Trabajo, art. 227 y Ley 100 de 1993, art. 206 | Ley 776 de 2002, art. 3 |
Casos particulares que cambian la base de cálculo
Contratos de medio tiempo: ¿sobre qué base se paga?
Aquí está uno de los errores más comunes. En un contrato de medio tiempo, el salario pactado puede ser inferior al mínimo mensual (por ejemplo, medio salario mínimo), pero la regla general de seguridad social exige cotizar sobre una base mínima de un salario mínimo mensual. El resultado práctico: la incapacidad se calcula sobre el IBC efectivamente cotizado, no sobre el salario pactado en el contrato. Si cotizaste sobre un salario mínimo completo, la EPS liquida la incapacidad sobre ese valor.
Esto tiene dos caras. La buena: el trabajador de medio tiempo recibe una incapacidad calculada sobre una base mayor a su salario real. La que hay que vigilar: el empleador puede estar sobre-cotizando sin necesidad. Para trabajadores dependientes que laboran por periodos inferiores a un mes o por días, existe el mecanismo de cotización por semanas del Decreto 2616 de 2013, que permite ajustar los aportes al tiempo realmente trabajado en pensión, riesgos laborales y cajas de compensación. Revisar qué esquema aplica a cada contrato parcial evita pagar aportes de más y mantiene coherencia entre lo cotizado y lo que se reconocería en una incapacidad.
Salario integral: el IBC es el 70%, sin duplicar provisiones
Cuando el trabajador tiene salario integral, el IBC corresponde al 70% del salario pactado, porque el 30% restante es el factor prestacional que ya compensa prestaciones como la prima y las cesantías. Sobre ese 70% se aplica el porcentaje de la incapacidad.
Ojo con un error frecuente al hacer el cálculo manual: las provisiones mensuales de prima que algunos sistemas calculan de forma automática ya están incluidas dentro del factor prestacional del salario integral. No deben sumarse otra vez a la base del IBC para liquidar la incapacidad, porque eso infla la base y genera un pago incorrecto. La cuenta correcta es simple: salario integral × 70% = IBC, y de ahí en adelante aplica la fórmula normal.
Cómo se refleja la incapacidad en la nómina
Durante una incapacidad, el trabajador no devenga salario por los días no laborados: devenga el auxilio por incapacidad, con los porcentajes que ya vimos. Al liquidar la nómina del periodo, el empleador registra los días de incapacidad con su valor correspondiente y sigue practicando los aportes a seguridad social sobre esa base. También se mantienen los descuentos habituales del trabajador; si quieres repasar cuáles aplican y cómo se calculan, aquí te contamos cuáles son las deducciones de nómina que se aplican al salario del trabajador.
Un detalle operativo que ahorra dolores de cabeza: aunque la EPS o la ARL sean las responsables del pago desde el día 3 (o desde el día siguiente, en riesgos laborales), en la práctica el empleador suele pagar la incapacidad al trabajador en la nómina y luego solicitar el reconocimiento económico ante la entidad. Tener el soporte de la incapacidad transcrita y el cálculo bien documentado hace que ese recobro fluya sin tropiezos.
Referencias
- Código Sustantivo del Trabajo, artículo 227.
- Ley 100 de 1993 del Congreso de la República, artículos 18 y 206.
- Ley 776 de 2002 del Congreso de la República, artículo 3.
- Decreto 2943 de 2013 del Ministerio de Salud y Protección Social, artículo 1 (modifica el parágrafo 1° del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999: pago de los dos primeros días de incapacidad a cargo del empleador).
- Decreto 780 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social, artículo 3.2.1.10.
- Decreto 2616 de 2013 del Ministerio del Trabajo, artículos 2 y 5.
- Código Sustantivo del Trabajo, artículo 132 (salario integral y factor prestacional).
Artículos relacionados
