Los ajustes contables de compras con efecto cero se registran mediante asientos que mueven cuentas de balance sin tocar el estado de resultados: se debita y acredita el mismo valor entre cuentas como la 1355 (anticipo de impuestos y saldos a favor), la 2365 (retención en la fuente por pagar), el inventario o las cuentas por pagar al proveedor. El mecanismo formal para hacerlo es la nota crédito en compras o, cuando no existe un documento predefinido, una nota contable de ajuste. Aquí te mostramos el paso a paso.
Qué es un ajuste de compras con efecto cero
Un ajuste con efecto cero es un movimiento contable que corrige, reclasifica o reversa una operación de compra sin generar ingreso ni gasto. En otras palabras: el balance cambia de forma, pero el resultado del periodo queda exactamente igual. La partida doble se cumple entre cuentas de activo y pasivo, y ninguna cuenta de resultado (clase 4, 5 o 6) se ve afectada.
Los casos más comunes en compras son estos:
- Corrección de retenciones: se practicó retención en la fuente con una tarifa equivocada o a un proveedor que no aplicaba.
- Devolución de mercancía antes de su consumo o venta: el inventario sale y la cuenta por pagar disminuye, sin pasar por el gasto.
- Reclasificación de saldos: por ejemplo, un anticipo que quedó registrado en la cuenta equivocada del PUC y debe moverse a la correcta.
- Cruce de anticipos con facturas: el anticipo entregado al proveedor se aplica contra la factura definitiva.
Si quieres repasar la lógica de débitos y créditos que sostiene todo esto, en nuestra guía sobre los asientos contables encuentras los fundamentos explicados sin enredos.
Marco normativo que respalda estos ajustes
Estos registros no son un invento de la práctica: tienen soporte normativo claro. El Decreto 2650 de 1993 establece el Plan Único de Cuentas para comerciantes, con la descripción y dinámica de las cuentas 1355 y 2365. La Ley 1314 de 2009 y el Decreto 2420 de 2015 fijan los marcos técnicos de información financiera (NIIF plenas y NIIF para pymes), que exigen corregir errores y presentar la información de forma fiel. Y el Estatuto Tributario, en sus artículos 375 y 376, obliga a los agentes de retención a practicar, contabilizar y consignar correctamente las retenciones, lo que hace inevitable ajustar cuando algo quedó mal registrado.
Cuándo usar la cuenta 1355 y cuándo la 2365
Estas dos cuentas suelen generar confusión porque ambas hablan de impuestos, pero miran la operación desde orillas opuestas. La clave está en el rol que tienes en la transacción:
- Cuenta 1355 – Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor: es un activo. La usas cuando a ti te practicaron retenciones o pagaste impuestos por anticipado que luego podrás descontar en tu declaración.
- Cuenta 2365 – Retención en la fuente por pagar: es un pasivo. La usas cuando tú, como comprador y agente de retención, le practicas la retención a tu proveedor y quedas debiéndole ese valor a la DIAN.
| Aspecto | Cuenta 1355 | Cuenta 2365 |
|---|---|---|
| Naturaleza | Activo (débito) | Pasivo (crédito) |
| Quién la usa | Quien sufre la retención o paga el anticipo | Quien practica la retención como agente retenedor |
| Se debita cuando | Te practican una retención o pagas un anticipo de impuestos | Ajustas o anulas una retención practicada en exceso |
| Se acredita cuando | Aplicas el saldo a favor en la declaración o lo reclasificas | Practicas la retención en una compra |
| Se cancela contra | El impuesto por pagar en la declaración | El pago mensual de retenciones a la DIAN |
| Norma de referencia | Decreto 2650 de 1993, dinámica de la cuenta 1355 | Decreto 2650 de 1993, dinámica de la cuenta 2365 |
Paso a paso para registrar el ajuste
- Identifica el error o el hecho a ajustar: compara la factura del proveedor, el registro contable y el soporte tributario. Define exactamente qué saldo está mal y en qué cuenta.
- Elige el documento adecuado: nota crédito en compras si el ajuste nace del proveedor, o nota contable si es una corrección interna (más adelante te explicamos la diferencia).
- Arma el asiento con efecto neto cero: verifica que solo intervengan cuentas de balance. Si aparece una cuenta de resultado, el ajuste ya no es de efecto cero y debes revisar su tratamiento.
- Documenta el soporte: adjunta la nota crédito del proveedor, el cálculo de la retención corregida o la explicación del ajuste. Todo asiento debe poder explicarse por sí solo meses después.
- Verifica los saldos resultantes: confirma que la cuenta por pagar al proveedor, la 2365 o la 1355 queden con el saldo correcto y concilien con los terceros.
Este flujo hace parte de un proceso contable ordenado de punta a punta; si estás estructurando el tuyo, nuestra guía sobre cómo llevar la contabilidad te ayuda a ubicar cada registro en su lugar.
Notas crédito en compras: el mecanismo formal
Cuando el ajuste tiene origen en el proveedor —una devolución, un descuento posterior, una factura emitida por mayor valor—, el documento correcto es la nota crédito que ese proveedor emite. Tú la registras como una nota crédito en compras, y con ella ajustas los saldos de inventario, IVA descontable, retenciones y cuenta por pagar. Hay dos escenarios:
Reversión total
La compra se anula por completo: devuelves toda la mercancía o la factura queda sin efecto. El asiento reversa espejo por espejo el registro original. Si la mercancía no se había consumido ni vendido, todo el movimiento ocurre entre cuentas de balance y el efecto en resultados es cero.
Ajuste parcial de saldos
Solo cambia una parte de la operación: un descuento del 10%, la devolución de una parte del pedido o la corrección del valor facturado. Registras la nota crédito por la diferencia, ajustando proporcionalmente inventario, IVA, retención y cuenta por pagar. El saldo con el proveedor queda cuadrado con lo que realmente le debes, que es justamente el objetivo del ajuste.
¿Y si no hay un documento predefinido? La nota contable
No todos los ajustes nacen de un documento del proveedor. Cuando el error es interno —una retención mal calculada, un anticipo en la cuenta equivocada, una reclasificación entre terceros—, no existe factura ni nota crédito que lo soporte. Para esos casos usas un documento de formato libre: la nota contable o asiento de ajuste.
Eso sí, con dos reglas de oro:
- La nota contable es la excepción, no la regla. Si el ajuste se origina en la relación con el proveedor, el mecanismo preferido siempre es la nota crédito en compras, porque deja trazabilidad frente al tercero y frente a la DIAN.
- Debe estar soportada y explicada. El artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 exige que los hechos económicos se documenten con comprobantes internos o externos. Una nota contable sin explicación ni soporte es una bandera roja en cualquier revisión.
Ejemplos prácticos
Ejemplo 1: corrección de una retención practicada en exceso
Compraste mercancía por $2.000.000 y practicaste retención del 3,5% ($70.000), pero la tarifa correcta era 2,5% ($50.000). Le retuviste $20.000 de más a tu proveedor. El ajuste, antes de pagar la retención a la DIAN:
- Débito 2365 – Retención en la fuente por pagar: $20.000
- Crédito 2205 – Proveedores nacionales: $20.000
El pasivo con la DIAN baja, la deuda con el proveedor sube en la misma proporción y el resultado no se mueve un peso. Efecto cero.
Ejemplo 2: devolución parcial de mercancía con nota crédito
Compraste inventario por $1.000.000 más IVA del 19% ($190.000), con retención del 2,5% ($25.000). Devuelves el 40% de la mercancía sin haberla vendido. Con la nota crédito del proveedor registras:
- Crédito 1435 – Mercancías no fabricadas por la empresa: $400.000
- Crédito 2408 – IVA descontable: $76.000
- Débito 2365 – Retención en la fuente por pagar: $10.000
- Débito 2205 – Proveedores nacionales: $466.000
Todo ocurre en el balance: sale inventario, baja el IVA a favor, se ajusta la retención y disminuye la deuda con el proveedor. Ninguna cuenta de resultado interviene.
Ejemplo 3: cruce de un anticipo con la factura del proveedor
Entregaste un anticipo de $500.000 (registrado en la 1330 – Anticipos y avances) y llega la factura definitiva. Al cruzarlo:
- Débito 2205 – Proveedores nacionales: $500.000
- Crédito 1330 – Anticipos y avances: $500.000
Un activo se convierte en menor pasivo. De nuevo, efecto cero en resultados.
Errores comunes que debes evitar
- Ajustar la 2365 después de declarar y pagar la retención: si ya presentaste la declaración del periodo, el ajuste interno no basta; puede requerir corregir la declaración según el artículo 588 del Estatuto Tributario, o gestionar el reintegro de la retención en exceso conforme al artículo 1.2.4.16 del Decreto 1625 de 2016.
- Confundir 1355 con 2365: recuerda la regla: si te retuvieron, es 1355 (activo tuyo); si tú retuviste, es 2365 (deuda con la DIAN).
- Usar notas contables para todo: cuando existe nota crédito del proveedor, ese es el documento que manda. La nota contable sin soporte debilita la trazabilidad.
- Tocar cuentas de resultado sin darte cuenta: si la mercancía devuelta ya se había vendido, el ajuste sí pasa por el costo y deja de ser de efecto cero. Verifica siempre el estado del inventario antes de registrar.
Registrar estos ajustes bien desde el principio te ahorra conciliaciones eternas y sustos en una visita de la DIAN. Y la buena noticia es que, con el documento correcto y la cuenta correcta, son de los asientos más sencillos de la contabilidad: entra por un lado, sale por el otro, y el resultado ni se entera.
Referencias
- Decreto 2650 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, dinámicas de las cuentas 1355 y 2365
- Decreto 2649 de 1993 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, artículo 123
- Ley 1314 de 2009 del Congreso de la República, artículo 3
- Decreto 2420 de 2015 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, anexos técnicos de los marcos de información financiera
- Estatuto Tributario, artículos 375 y 376
- Estatuto Tributario, artículo 588
- Decreto 1625 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, artículo 1.2.4.16
