¿Cómo registrar y configurar primas en la nómina electrónica DIAN?

Para registrar primas en la nómina electrónica debes reportarlas dentro del grupo de devengados del documento soporte de pago de nómina, usando el concepto «Primas» que define el anexo técnico de la DIAN. Allí indicas los días liquidados, el valor salarial y, si aplica, el valor no salarial de la prima. Antes de eso necesitas dos cosas: estar habilitado como emisor de nómina electrónica ante la DIAN y tener el concepto de prima correctamente parametrizado en tu software. En esta guía te mostramos cómo hacerlo paso a paso y cómo validar todo antes del envío.

Antes de configurar primas: habilítate como emisor de nómina electrónica

Aquí hay una confusión frecuente que vale la pena despejar de entrada: habilitar la nómina electrónica ante la DIAN y configurar los conceptos de nómina en tu software son dos procesos distintos. El primero es un trámite ante la entidad; el segundo es una parametrización interna en tu sistema. Sin el primero, el segundo no sirve de nada, porque la DIAN rechazará cualquier documento que envíes.

La habilitación funciona de forma muy parecida a la de la facturación electrónica: ingresas al portal de la DIAN con tu firma electrónica, te registras como emisor de nómina electrónica, asocias tu proveedor tecnológico y completas el set de pruebas que la entidad exige. Una vez superadas las pruebas, obtienes el modo de operación en producción y ya puedes transmitir documentos reales. Si ya pasaste por la habilitación de facturación electrónica, el flujo te va a resultar familiar: es el mismo esquema de registro, asociación del software y pruebas, solo que para el documento soporte de pago de nómina.

Con la habilitación lista, ahora sí: la configuración de conceptos —incluidas las primas— se hace dentro de tu software de nómina, no en el portal de la DIAN. Si todavía estás aterrizando en este mundo, te recomendamos repasar los conceptos clave de la nómina electrónica antes de seguir: te va a dar el contexto para entender por qué cada campo importa.

Tipos de primas y cómo las clasifica la DIAN

No todas las primas son iguales, y la DIAN no las trata igual. La distinción que de verdad importa para la nómina electrónica es si el pago es salarial o no salarial, porque de eso depende en qué campo se reporta y si suma o no a la base de seguridad social y prestaciones.

Un detalle clave: la prima de servicios no es un bono voluntario, es una prestación social que ordena el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo. Si quieres entender a fondo cómo se calcula y quiénes tienen derecho a ella, te lo explicamos completo en nuestra guía sobre la prima de servicios.

Paso a paso: cómo parametrizar y registrar las primas en tu sistema

1. Crea o verifica el concepto de prima en tu software

Busca en tu sistema el catálogo de conceptos de devengados y verifica que exista un concepto mapeado al elemento «Primas» del anexo técnico de la DIAN. La mayoría de los softwares ya lo traen precargado para la prima de servicios; para primas extralegales o técnicas, normalmente debes crear un concepto adicional y asignarle la naturaleza correcta (salarial o no salarial).

2. Define la naturaleza del pago

Este es el paso donde más errores se cometen. Si la prima retribuye el trabajo, es salarial y va en el campo Pago. Si está pactada por escrito como no constitutiva de salario, va en PagoNS. Ojo: que un pago sea «extralegal» no lo vuelve automáticamente no salarial; se necesita un pacto expreso, como lo exige el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo.

3. Registra los valores del periodo

Al liquidar el periodo en el que pagas la prima, el sistema debe capturar tres datos para el elemento Primas:

• Cantidad: los días que corresponden a la liquidación de la prima (por ejemplo, los días trabajados en el semestre para la prima de servicios).
• Pago: el valor salarial de la prima en pesos.
• PagoNS: el valor no salarial, solo si existe y está debidamente pactado.

4. Asocia la prima al periodo correcto

La prima se reporta en el documento soporte del mes en el que efectivamente se paga. Si pagas la prima de servicios en junio, va en el documento de junio, no repartida entre los meses del semestre. El documento soporte de pago de nómina electrónica se transmite dentro de los diez primeros días hábiles del mes siguiente al pago, según la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN.

5. Genera, revisa y transmite

Genera el documento, revisa la vista previa y transmítelo a la DIAN a través de tu proveedor tecnológico. Si todo está en orden, recibirás el documento validado con su CUNE (el código único que lo identifica).

Cómo validar el registro antes del envío

Antes de transmitir, dedica cinco minutos a esta lista de verificación. Te ahorra notas de ajuste después:

• El valor coincide con la liquidación: para la prima de servicios, verifica que el cálculo corresponda a salario base por días trabajados dividido 360.
• La naturaleza está bien asignada: nada salarial en PagoNS ni viceversa. Un valor salarial reportado como no salarial distorsiona la base de aportes y puede generar diferencias frente a la planilla de seguridad social (PILA).
• Los totales cuadran: el devengado total del documento debe incluir la prima, y la diferencia entre devengados y deducciones debe coincidir con el neto pagado al trabajador.
• El límite del 40% se respeta: si manejas primas no salariales, revisa que el conjunto de pagos no salariales no supere el 40% de la remuneración total, porque el excedente sí cotiza a seguridad social por mandato del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.
• El periodo es el correcto: la prima va en el mes del pago real, con las fechas de liquidación bien diligenciadas.

Errores comunes al reportar primas (y cómo evitarlos)

• Reportar la prima como un devengado genérico: si la registras como «bonificación» u «otro concepto» en lugar del elemento Primas, el documento puede pasar la validación técnica, pero el soporte fiscal queda mal clasificado. Recuerda que la nómina electrónica es el soporte de tus costos y deducciones laborales en renta.
• Omitir el campo Cantidad: los días liquidados hacen parte de la información del concepto; dejarlos en cero o vacíos genera inconsistencias frente a la liquidación real.
• Olvidar la nota de ajuste: si ya transmitiste y detectas un error en la prima, no entres en pánico: la solución es emitir una nota de ajuste que corrija o reemplace el documento. La DIAN tiene previsto este mecanismo justamente para eso.
• Confundir prima con cesantías o vacaciones: cada prestación tiene su propio elemento en el anexo técnico. Mezclarlas en un solo concepto rompe la trazabilidad del documento.

Si después de esta guía te quedan dudas puntuales —sobre plazos, sujetos obligados o correcciones—, en nuestro artículo de preguntas frecuentes sobre nómina electrónica resolvemos las más comunes. Y tranquilidad: una vez tienes los conceptos bien parametrizados, el reporte de primas se vuelve un proceso que corre solo, semestre tras semestre.

Referencias

• Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, artículos 2, 4 y 6 (documento soporte de pago de nómina electrónica y plazos de transmisión).
• Resolución 000063 de 2021 de la DIAN (anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica, versión 1.0).
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 306, modificado por la Ley 1846 de 2017 (prima de servicios).
• Código Sustantivo del Trabajo, artículo 128 (pagos que no constituyen salario).
• Ley 1393 de 2010, artículo 30 (límite del 40% de pagos no salariales para la base de aportes a seguridad social).