La retención en la fuente no se aplica ni en la factura ni en el recibo: se causa en el momento del pago o del abono en cuenta, lo primero que ocurra, y quien la practica es el comprador o pagador, no quien factura. Lo que cambia es dónde queda documentada: en la factura puede aparecer como un valor informativo o sugerido, mientras que el comprobante de pago o recibo es donde la retención se materializa de verdad. Entender esa diferencia te evita descuadres contables y discusiones innecesarias con tus clientes o proveedores.
La regla de oro: la retención se causa en el pago o abono en cuenta
El Estatuto Tributario es claro: la retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado que aplica el agente retenedor (el que paga) cuando realiza el pago o el abono en cuenta, lo que suceda primero. Esto tiene dos consecuencias prácticas:
- El vendedor no retiene, informa. Cuando emites una factura y le restas la retención al total, no estás «aplicando» la retención: estás anticipando lo que tu cliente, si es agente retenedor, va a descontarte al pagarte.
- El comprador es el responsable. Si eres tú quien compra y tienes la calidad de agente de retención, la obligación de retener, declarar y pagar ese dinero a la DIAN es tuya, sin importar si la factura del proveedor mencionó la retención o no.
Por eso, la pregunta correcta no es «¿en qué documento va la retención?» sino «¿en qué documento se informa y en cuál se practica?». Y para saber qué tarifa corresponde a cada operación, la referencia es la tabla de retención en la fuente y cómo se aplica en Colombia.
Cuándo la retención aparece en la factura
En la factura electrónica, las retenciones (retefuente, reteIVA, reteICA) se incluyen como valores informativos o sugeridos. El anexo técnico de facturación electrónica de la DIAN permite registrarlas para que el total a pagar refleje lo que el cliente efectivamente girará, pero ese registro no sustituye la obligación del comprador de practicar la retención en su contabilidad. Si quieres repasar qué campos y requisitos debe cumplir este documento, revisa estos datos importantes sobre la factura electrónica.
Incluir la retención en la factura es útil cuando:
- Le vendes a un cliente que sabes que es agente retenedor (por ejemplo, una gran empresa o una entidad estatal) y quieres que el total neto coincida con lo que te va a consignar.
- Manejas cartera y necesitas que el saldo por cobrar refleje desde el inicio el valor real que entrará a tu cuenta.
Eso sí: si tu cliente no es agente retenedor (por ejemplo, una persona natural que no cumple los requisitos para retener), no debería descontarte nada, aunque la operación en teoría estuviera sujeta a retención.
Cuándo la retención se aplica en el recibo o comprobante de pago
El recibo de caja, el comprobante de egreso o el soporte de pago es donde la retención se practica formalmente. Es el documento que registra el momento del pago o abono en cuenta, que es justamente cuando la ley dice que nace la retención. Este es el escenario típico en varios casos:
- Compras a personas no obligadas a facturar. Si tu proveedor te pasa una cuenta de cobro en lugar de factura, tú generas el documento soporte y practicas la retención al momento del pago. Aquí la retención nunca pasó por una factura, porque no la hubo. Si tienes dudas sobre cuándo procede cada documento, aquí explicamos las diferencias entre cuenta de cobro y factura.
- Facturas que no informaron la retención. Si el proveedor facturó por el valor total sin descontar nada, tú igual debes retener al pagar. El comprobante de egreso muestra el valor bruto, la retención practicada y el neto girado.
- Pagos de nómina. La retención sobre salarios se practica en cada pago al trabajador y queda reflejada en el desprendible, no en una factura (los empleados no facturan a su empleador).
Factura vs. recibo: qué papel juega cada documento
| Aspecto | Factura (electrónica) | Recibo / comprobante de pago |
|---|---|---|
| Quién lo emite | El vendedor o prestador del servicio | El comprador o pagador (agente retenedor) |
| Qué documenta | La venta y su valor total | El pago o abono en cuenta |
| La retención allí es… | Informativa o sugerida | Practicada y con efectos fiscales |
| Momento tributario | Causación de la venta y del IVA | Causación de la retención en la fuente |
| Soporte para | Costos, deducciones e impuestos descontables | Declaración mensual de retenciones y certificados |
Una factura, varios ítems, varias retenciones
Una misma factura puede combinar líneas con tratamiento tributario distinto, y las retenciones deben calcularse por línea o por concepto, no sobre el total a ojo. Los casos más comunes:
- Ítems gravados con IVA junto a ítems excluidos o exentos. El reteIVA (que por regla general es el 15% del IVA facturado) solo se calcula sobre el IVA de las líneas gravadas. Las líneas excluidas no generan IVA y, por tanto, tampoco reteIVA.
- Conceptos distintos en una misma factura. Si un proveedor te factura la venta de un equipo (concepto de compras) y aparte su instalación (concepto de servicios), cada porción tiene su propia tarifa y su propia base mínima de retefuente. Sumarlas y aplicar una sola tarifa es un error frecuente que descuadra la declaración de retenciones.
- Bases mínimas por concepto. Cada concepto tiene una cuantía mínima en UVT a partir de la cual se retiene. Puede pasar que en una misma factura una línea supere la base y otra no: se retiene solo sobre la que la supera.
La tarifa depende de quién te vende
Al practicar retención en compras y servicios, la tarifa no depende solo del concepto: también del tipo de tercero. No es lo mismo pagarle a una persona jurídica que a una persona natural, y dentro de las personas naturales importa si es declarante de renta o no. Un buen software aplica esta distinción de forma automática a partir de los datos del tercero, pero la regla tributaria hay que entenderla, porque una mala parametrización del proveedor produce retenciones mal practicadas en cadena.
| Concepto | Persona jurídica / natural declarante | Persona natural no declarante |
|---|---|---|
| Compras generales | 2,5% | 3,5% |
| Servicios generales | 4% | 6% |
| Honorarios y comisiones | 11% | 10% (11% en ciertos contratos de mayor cuantía) |
| Arrendamiento de bienes inmuebles | 3,5% | 3,5% |
Antes de registrar a un proveedor nuevo, vale la pena confirmar su identificación y su condición tributaria: un dato mal capturado al verificar el NIT del tercero puede llevarte a aplicar la tarifa equivocada durante meses.
El caso de la nómina: recibo de pago y retención por salarios
La nómina es el ejemplo más claro de retención que vive en el recibo y no en una factura. El empleador practica cada mes la retención en la fuente por salarios al momento del pago, y ese valor queda reflejado en el desprendible del trabajador como una deducción más.
En contabilidad es normal —y correcto— que el recibo de pago y la retención aparezcan como registros separados: el gasto de nómina y el neto pagado al trabajador van por un lado, y la retención practicada queda como un pasivo a favor de la DIAN (la clásica cuenta de retenciones por pagar) hasta que se declara y paga en el mes siguiente. No es un error de parametrización: son dos hechos económicos distintos que ocurren en el mismo momento. Lo que sí debe cuadrar siempre es que la suma de retenciones de los desprendibles del periodo coincida con el pasivo registrado y con lo declarado.
Ten presente además que el documento soporte de pago de nómina electrónica que se transmite a la DIAN debe reflejar esa retención como deducción, de modo que el soporte fiscal y el registro contable cuenten la misma historia.
Errores comunes que conviene evitar
- Creer que si la factura no menciona retención, no hay que retener. La obligación es del pagador y nace con el pago, diga lo que diga la factura.
- Retener dos veces: descontar la retención informada en la factura y volver a practicarla en el comprobante de egreso. La retención es una sola; la factura solo la anticipa.
- Aplicar una tarifa única al total de una factura con conceptos mixtos, en lugar de calcular por línea.
- No actualizar la condición del tercero: un proveedor que pasó de no declarante a declarante cambia de tarifa, y eso debe reflejarse en el sistema.
La buena noticia es que nada de esto es difícil de tener bajo control: con las reglas claras y los terceros bien parametrizados, la retención se calcula sola en el documento correcto, y tú te concentras en tu negocio.
Referencias
- Estatuto Tributario, artículo 365 (finalidad de la retención en la fuente)
- Estatuto Tributario, artículo 368 (quiénes son agentes de retención)
- Estatuto Tributario, artículo 383 (retención en la fuente sobre rentas de trabajo)
- Estatuto Tributario, artículo 392 (retención por honorarios, comisiones y servicios)
- Estatuto Tributario, artículo 401 (retención sobre otros ingresos tributarios)
- Estatuto Tributario, artículos 437-1 y 437-2 (retención de IVA y agentes retenedores de IVA)
- Estatuto Tributario, artículo 616-1 (factura electrónica y documentos equivalentes)
- Decreto 1625 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, artículo 1.2.4.9.1 (tarifa de retención en compras)
- Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, artículo 59 (anexo técnico de la factura electrónica de venta)
- Resolución 000013 de 2021 de la DIAN (documento soporte de pago de nómina electrónica)
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