¿El cierre de mes te quita el sueño? Procesar pagos, calcular recargos y emitir los comprobantes legales sin equivocarte puede convertir los últimos días del mes en una carrera contra el reloj. Y lo entendemos: el talento humano es el corazón de tu empresa, pero las tareas repetitivas y los cálculos manuales se llevan un tiempo que merece estar en otra parte —en hacer crecer tu negocio.
Dominar las normas de la DIAN y del Ministerio de Trabajo es clave para evitar sanciones, cuidar tus recursos y mantener un ambiente laboral transparente. En esta guía te acompañamos paso a paso por todo el proceso: desde entender qué es la nómina electrónica hasta liquidar las prestaciones de un trabajador, con ejemplos y fórmulas listas para usar.
En esta guía vas a encontrar:
- Qué es la nómina electrónica y por qué importa transmitirla a tiempo.
- Cómo armar y liquidar una nómina: devengos, deducciones y apropiaciones.
- Cómo calcular horas extras y recargos en 2026 (con tabla de valores).
- Cómo liquidar prestaciones sociales y la liquidación laboral final.
- Preguntas frecuentes resueltas de forma directa.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento digital estandarizado que soporta los pagos realizados a los trabajadores derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria. El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica consolida y detalla los valores devengados, los valores deducidos y la diferencia neta a pagar a cada empleado de la compañía.
Su propósito principal es servir como soporte válido de costos y deducciones en la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios de la empresa empleadora. La normativa fiscal exige que este documento se genere en un formato específico (XML) y se transmita a la DIAN mediante un proveedor tecnológico autorizado. Cada documento transmitido y validado cuenta con un identificador único (CUNE) y una firma digital que garantiza la inalterabilidad y autenticidad de la información reportada.
El envío de este soporte digital no reemplaza la entrega del desprendible de pago tradicional al empleado, sino que actúa como una capa adicional de control tributario. La implementación de este sistema busca modernizar el control fiscal, facilitar la trazabilidad de los pagos laborales y fomentar la formalización del empleo.
¿Por qué es importante transmitirla a tiempo?
Emitir el documento soporte en los plazos establecidos por la DIAN es vital para la salud financiera de la empresa. Por regla general, la transmisión debe realizarse durante los primeros diez días del mes siguiente al período laborado.
El incumplimiento en la generación, transmisión o validación de este documento digital conlleva consecuencias severas. La principal radica en el desconocimiento de los costos y deducciones asociados a los pagos laborales en la declaración de renta. Esto significa que la empresa no podrá restar dichos gastos de sus ingresos brutos, lo que incrementa la base gravable y, en consecuencia, el impuesto a pagar.
¿Cómo hacer una nómina y liquidarla correctamente?
Generar el pago mensual de los trabajadores exige un nivel de rigor y precisión muy alto. El proceso estándar mensual implica recolectar, consolidar y validar todas las novedades del personal para asegurar que el pago final sea exacto y cumpla con todas las directrices legales.
La estructura básica de la liquidación periódica se divide en tres partes fundamentales:
Los devengos del trabajador
Los devengos agrupan todos los conceptos que suman al ingreso del empleado por la prestación de sus servicios. El rubro principal es el salario básico estipulado en el contrato. A este valor se le suma el auxilio de transporte, un derecho para los trabajadores que devengan hasta dos salarios mínimos legales vigentes y que deben desplazarse hasta el lugar de trabajo.
Dentro de los devengos también se incluyen el trabajo suplementario (horas extras y recargos), las comisiones por ventas, los bonos por cumplimiento y cualquier otro ingreso adicional. Es imperativo clasificar correctamente qué bonificaciones constituyen salario y cuáles no, porque esto afecta directamente la base de cálculo para los aportes a la seguridad social y las prestaciones.
Las deducciones de ley y autorizadas
Las deducciones corresponden a los valores que se restan del ingreso bruto del trabajador. Las deducciones obligatorias por ley incluyen el aporte del trabajador al sistema de salud, que equivale al 4% de su ingreso base de cotización, y el aporte al sistema de pensión, que también corresponde al 4%.
Para los empleados con ingresos superiores a cuatro salarios mínimos, se debe deducir un porcentaje adicional destinado al Fondo de Solidaridad Pensional. Otras deducciones comunes abarcan la retención en la fuente por ingresos laborales (aplicable a salarios altos según la tabla de Unidades de Valor Tributario), los embargos judiciales, las cuotas de créditos con cooperativas o fondos de empleados y los préstamos internos previamente autorizados por escrito.
Las apropiaciones a cargo de la empresa
Las apropiaciones representan los costos que el empleador debe asumir adicionalmente al salario del trabajador. Estas provisiones no se descuentan del empleado, sino que son un gasto directo de la compañía. Se dividen en tres grandes grupos:
- Seguridad social: incluye el aporte del empleador a salud (8.5%), pensión (12%) y riesgos laborales (ARL), cuya tarifa varía según el nivel de riesgo de la actividad económica del trabajador.
- Aportes parafiscales: aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje (2%), al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (3%) y a las Cajas de Compensación Familiar (4%). Al igual que en salud, la ley contempla exoneraciones para SENA e ICBF bajo ciertas condiciones salariales y tributarias.
- Prestaciones sociales: el ahorro o provisión mensual que la empresa debe realizar para garantizar el pago futuro de la prima de servicios, las cesantías, los intereses sobre las cesantías y las vacaciones.
El cálculo del pago neto se obtiene al restar el total de las deducciones del total de los devengos. Este es el valor exacto que se transfiere a la cuenta bancaria del colaborador.
¿Cómo calcular las horas extras y los recargos laborales?
Para calcular el trabajo suplementario con precisión, primero hay que determinar el valor de la hora ordinaria de trabajo, de acuerdo con las modificaciones contempladas en la Ley 2101 de 2021.
Reducción de la jornada laboral
Esta reducción se implementa en el número de horas laborales semanales, sin disminuir el salario ni los derechos de los trabajadores.
Cronograma gradual:
- Antes de julio de 2023: 48 horas.
- Desde el 15 de julio de 2023 al 14 de julio de 2024: 47 horas.
- Desde el 15 de julio de 2024 al 14 de julio de 2025: 46 horas.
- Desde el 15 de julio de 2025 al 14 de julio de 2026: 44 horas.
- Desde el 15 de julio de 2026: 42 horas.
¿Cómo se calculan?
Se divide la jornada semanal entre 6 días (lunes a sábado) para obtener un promedio diario.
Ejemplo práctico a partir de julio de 2026:
Horas en el mes = (Jornada semanal / 6) × 30 días
Horas en el mes = (42 / 6) × 30 días
Horas en el mes = 210
Trabajo diurno y nocturno
La Ley 2466 de 2025 introdujo cambios importantes frente a la reducción de la jornada laboral. En concreto, su artículo 10 modifica el artículo 160 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y redefine los horarios así:
- Trabajo diurno: se realiza entre las 6:00 a. m. y las 7:00 p. m. (19:00 horas).
- Trabajo nocturno: se realiza entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m. del día siguiente.
A continuación, los porcentajes correspondientes a cada escenario de trabajo suplementario:
- Recargo nocturno: se aplica cuando la jornada ordinaria se desarrolla en horario nocturno (7:00 p. m. a 6:00 a. m.) y se paga un 35% adicional sobre la hora ordinaria.
- Hora extra diurna: se aplica al tiempo laborado más allá de la jornada ordinaria (6:00 a. m. a 7:00 p. m.) y tiene un recargo del 25%.
- Hora extra nocturna: se aplica al tiempo laborado más allá de la jornada ordinaria durante la noche (7:00 p. m. a 6:00 a. m.) y tiene un recargo del 75%.
- Recargo dominical y festivo: aplica al trabajo en días de descanso obligatorio sin exceder la jornada ordinaria. El recargo será del 100% sobre el salario en proporción a las horas trabajadas, con un incremento paulatino: 75% hasta junio de 2024, 80% hasta junio de 2025, 90% a partir de julio de 2026 y 100% a partir del 1 de julio de 2027.
- Hora extra diurna dominical o festiva: combina el trabajo suplementario y el trabajo en día de descanso obligatorio. Para 2026 equivale a la suma del recargo por hora extra diurna (25%) y del recargo dominical o festivo (90%).
- Hora extra nocturna dominical o festiva: combina el trabajo suplementario nocturno y el trabajo en día de descanso obligatorio. Para 2026 equivale a la suma del recargo por hora extra nocturna (75%) y del recargo dominical o festivo (90%).
- Hora dominical o festiva nocturna: corresponde al trabajo nocturno durante un domingo o festivo. Para 2026 equivale a la suma del recargo nocturno (35%) y del recargo dominical o festivo (90%).
Ejemplo práctico: cuánto cuesta una hora según el recargo
Si un trabajador gana $3.000.000 mensuales y su jornada es de 210 horas al mes, el valor de su hora ordinaria es de $14.285,71. Según el tipo de recargo aplicable, esa misma hora puede pagarse hasta $37.857,14 cuando corresponde a una hora extra nocturna dominical o festiva.
| Situación | Recargo aplicado | Valor a pagar |
|---|---|---|
| Trabaja 1 hora en horario nocturno dentro de su jornada | 35% | $19.286 |
| Trabaja 1 hora extra diurna | 25% | $17.857 |
| Trabaja 1 hora extra nocturna | 75% | $25.000 |
| Trabaja 1 hora un domingo o festivo dentro de su jornada | 90% | $27.143 |
| Trabaja 1 hora extra diurna un domingo o festivo | 25% + 90% | $30.714 |
| Trabaja 1 hora nocturna un domingo o festivo dentro de su jornada | 35% + 90% | $32.143 |
| Trabaja 1 hora extra nocturna un domingo o festivo | 75% + 90% | $37.857 |
¿No quieres hacer estos cálculos a mano? Con Dataico Nómina los recargos, las horas extras y las novedades se liquidan automáticamente según la normativa vigente: menos errores, menos estrés y más tiempo para lo que de verdad importa.
¿Cómo liquidar las prestaciones sociales?
Las prestaciones sociales son beneficios obligatorios, adicionales al salario ordinario, que el empleador debe reconocer y pagar a sus trabajadores de forma periódica o al momento del retiro. Provisionarlas mes a mes es una excelente práctica financiera para mantener el flujo de caja protegido y evitar desbalances al momento de pagarlas.
Para estos cálculos, la norma contable asume meses de 30 días y años de 360 días. La base de liquidación general incluye el salario básico más el auxilio de transporte y el promedio de los factores salariales variables (como horas extras o comisiones).
Prima de servicios
La prima de servicios es una prestación social equivalente a 30 días de salario por cada año trabajado. Se paga en dos cuotas semestrales: la primera, a más tardar el 30 de junio, y la segunda, máximo el 20 de diciembre.
Cuando el trabajador no ha laborado el semestre completo, la prima se liquida de forma proporcional al tiempo trabajado con la siguiente fórmula:
Cesantías
Las cesantías constituyen un fondo de ahorro para el trabajador en caso de quedar desempleado. Equivalen a un mes de salario por cada año de servicios. A diferencia de la prima, no se pagan directamente al trabajador (salvo excepciones por terminación de contrato o retiros parciales autorizados): se consignan anualmente en el fondo de cesantías elegido por el empleado, a más tardar el 14 de febrero del año siguiente.
Ejemplo: (3.000.000 × 360) ÷ 360 = $3.000.000
Intereses sobre las cesantías
El empleador debe reconocer un rendimiento financiero sobre las cesantías retenidas durante el año. Este valor corresponde al 12% anual sobre el saldo acumulado de las cesantías a 31 de diciembre, y se paga directamente a la nómina del trabajador a más tardar el 31 de enero del año siguiente.
Ejemplo: $3.000.000 × 360 × 0,12 ÷ 360 = $360.000
Vacaciones
Las vacaciones corresponden a 15 días hábiles de descanso remunerado por cada año de servicio, o a su proporción cuando el trabajador no ha completado el año.
Para su liquidación se toma como base el salario ordinario que devenga el trabajador al momento de disfrutarlas. En esta base no se incluye el auxilio de transporte, pero sí los pagos que constituyen salario, como los recargos nocturnos habituales. En cambio, las horas extras y los recargos ocasionales no hacen parte de la liquidación para quienes tienen salario fijo.
Ejemplo: si un trabajador tiene un salario de $3.000.000 y ha laborado 180 días, el valor de sus vacaciones será: ($3.000.000 × 180) ÷ 720 = $750.000
¿Cómo calcular la liquidación laboral paso a paso?
La liquidación laboral es el pago que recibe un trabajador al finalizar su contrato de trabajo. Incluye todos los valores pendientes y las prestaciones sociales proporcionales causadas hasta la fecha de retiro. Este proceso garantiza el cumplimiento de las obligaciones del empleador y la correcta entrega de los derechos económicos del trabajador.
¿Qué incluye la liquidación laboral?
- Salarios y novedades pendientes. Días trabajados en el último periodo que aún no se han pagado: salario pendiente, horas extras, comisiones y bonificaciones causadas.
- Prestaciones sociales proporcionales. Valor acumulado hasta la fecha de retiro de cesantías, intereses sobre cesantías y prima de servicios. Se calculan de forma proporcional al tiempo laborado en el año.
- Vacaciones compensadas. Si el trabajador no disfrutó sus vacaciones o tiene saldo pendiente, ese tiempo debe pagarse en dinero dentro de la liquidación final.
- Indemnización por terminación de contrato (si aplica). Cuando el contrato termina sin justa causa por decisión del empleador, se debe pagar una indemnización. El valor depende del tipo de contrato (fijo o indefinido) y del tiempo de servicio del trabajador.
¿Cómo se calcula?
El valor total de la liquidación se obtiene sumando todos los conceptos anteriores y restando las deducciones autorizadas, como los préstamos con la empresa y las retenciones legales.
La tranquilidad de automatizar tu nómina
Llevar todos estos cálculos de forma manual, con calculadora o en hojas de cálculo tradicionales, abre la puerta a innumerables errores. Un pequeño fallo en una fórmula o un dígito mal ingresado puede derivar en el pago incorrecto de aportes tributarios o en una sanción por transmitir información inexacta. La tecnología moderna permite que estas tareas, habitualmente lentas y generadoras de ansiedad, se resuelvan con absoluta exactitud en segundos.
Las empresas que dan el salto hacia la digitalización del talento humano reportan un cambio profundo en su tranquilidad operativa. Nelly Calderón lo ilustró muy bien: en el pasado procesaba los documentos “uno por uno, irlo a marcar, poner el nombre o el número de la cédula del empleado”. Al implementar una solución tecnológica, todo cambió: “uno lo deja ahí, el sistema hace todo y ya uno queda tranquilo de que se cumplió… con esa normativa”.
— Nelly Calderón, clienta de Dataico
Y no les pasa solo a las empresas pequeñas. Carmen Chacón, de la firma contable Network Energy SAS, liquida una nómina de cerca de 70 empleados y resume así el cambio: “Yo me estoy ahorrando 72 asientos… ya sé que ese señor va a recibir tres millones de pesos, entonces lo mando al banco y no línea por línea”. Menos pasos, menos errores y más tiempo para lo que de verdad mueve el negocio.
— Carmen Chacón, Network Energy SAS
Preguntas frecuentes sobre nómina electrónica y liquidación
¿Qué es el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica?
Es el documento digital que soporta los pagos a los trabajadores y consolida los valores devengados, los deducidos y el neto a pagar de cada empleado. Sirve como soporte de costos y deducciones en la declaración de renta de la empresa y se transmite a la DIAN en formato XML con un identificador único (CUNE) y firma digital.
¿Cuándo se debe transmitir la nómina electrónica a la DIAN?
Por regla general, durante los primeros diez días del mes siguiente al período laborado.
¿Qué pasa si no transmito la nómina electrónica a tiempo?
La empresa puede perder el reconocimiento de los costos y deducciones de los pagos laborales en la declaración de renta. Eso significa no poder restar esos gastos de los ingresos brutos, lo que aumenta la base gravable y, por lo tanto, el impuesto a pagar.
¿Cuántas horas tiene la jornada laboral en Colombia en 2026?
Entre el 15 de julio de 2025 y el 14 de julio de 2026 la jornada es de 44 horas semanales. A partir del 15 de julio de 2026 baja a 42 horas, lo que equivale a 210 horas al mes —sin reducir el salario ni los derechos del trabajador.
¿Cuánto es el recargo nocturno en Colombia?
El recargo nocturno es del 35% adicional sobre la hora ordinaria, cuando la jornada se desarrolla entre las 7:00 p. m. y las 6:00 a. m.
¿Cómo se calcula la prima de servicios?
La prima equivale a 30 días de salario por año trabajado y se paga en dos cuotas (máximo el 30 de junio y el 20 de diciembre). De forma proporcional: Prima = (Base de liquidación × Días trabajados en el semestre) ÷ 360.
¿Cómo se liquidan las cesantías?
Equivalen a un mes de salario por año de servicios y se consignan en el fondo elegido por el empleado a más tardar el 14 de febrero del año siguiente. Fórmula: Base de liquidación × días trabajados en el año ÷ 360.
¿Qué incluye la liquidación laboral de un empleado?
Salarios y novedades pendientes, prestaciones sociales proporcionales (cesantías, intereses y prima), vacaciones compensadas y, si aplica, la indemnización por terminación de contrato sin justa causa.
Optimiza tu empresa y despídete de la complejidad
Tú dedícate a hacer crecer tu negocio y a construir relaciones con tus clientes; de los cálculos, las normativas y los plazos nos encargamos nosotros. Sabemos que las exigencias legales pueden sentirse como un freno, pero no tienes que enfrentarlas a la antigua ni con herramientas que se quedaron en el pasado.
Dataico es parte de tu negocio. Te damos la solidez y la innovación para liquidar un empleado, calcular prestaciones, aplicar recargos nocturnos y transmitir el soporte a la DIAN de forma natural y transparente: una herramienta intuitiva, accesible y sin letra pequeña que te devuelve el control de tus obligaciones laborales.
¿Le damos un giro a esa carga administrativa que no debería existir en papel? Descubre cómo simplificar tu nómina hoy mismo y gestiona tu talento humano con una plataforma hecha para entender lo que de verdad necesitas.
Naturalmente, Dataico.
