¿Cuáles Métodos de Pago Debes Registrar en una Factura Electrónica Colombiana?

En toda factura electrónica en Colombia debes registrar dos datos obligatorios: la forma de pago, que indica si la venta es de contado o a crédito, y el medio de pago, que es el código con el que la DIAN identifica cómo te van a pagar: efectivo, transferencia, tarjeta débito o crédito, cheque, consignación, entre otros. Estos códigos están definidos en el anexo técnico de la factura electrónica, y si los registras mal o los omites, la DIAN puede rechazar el documento en la validación previa.

Aquí te explicamos cuáles son esos códigos, cómo se registran y por qué este detalle, que parece menor, es clave para que tus facturas queden en regla desde el primer intento.

Forma de pago y medio de pago: no son lo mismo

Es el punto donde más gente se enreda, así que vale la pena aclararlo de entrada:

• Forma de pago: responde a la pregunta «¿cuándo me pagan?». Solo tiene dos opciones: contado (código 1), cuando el pago se hace en el momento de la venta, o crédito (código 2), cuando acuerdas un plazo con tu cliente.
• Medio de pago: responde a la pregunta «¿con qué me pagan?». Aquí entra el catálogo de códigos de la DIAN: efectivo, tarjeta, transferencia, cheque y muchos más.

Ambos campos viajan en el XML de la factura y los dos son obligatorios. Un error frecuente es marcar una factura como «contado» y, a la vez, asignarle una fecha de vencimiento futura: eso es contradictorio y genera inconsistencias. Si hay plazo, la forma de pago es crédito; si el pago es inmediato, es contado. Así de simple.

Un detalle adicional que conviene tener presente: cuando la factura es a crédito, el Código de Comercio la trata como un título valor. Eso significa que tu cliente tiene derecho a aceptarla o rechazarla, y que tú puedes usarla para exigir el pago o incluso negociarla (por ejemplo, en factoring). Registrar bien la forma de pago no es solo un requisito técnico: define los derechos que esa factura te da.

Los códigos de medios de pago que acepta la DIAN

El anexo técnico de la factura electrónica incluye una lista amplia de medios de pago, basada en un estándar internacional. En la práctica, la mayoría de negocios en Colombia usa un puñado de ellos. Estos son los más comunes:

¿Y los pagos por billeteras digitales o códigos QR? Como el catálogo no tiene un código específico para cada aplicación, lo usual es registrarlos como transferencia (47) cuando el dinero llega a tu cuenta, o usar el código genérico cuando no hay una categoría clara. Lo importante es que el medio registrado refleje razonablemente la realidad del pago.

Cómo registrar el método de pago en tu factura

Si facturas con un software, el registro es sencillo: al crear el documento eliges la forma de pago (contado o crédito) y el medio de pago desde una lista, y el sistema se encarga de poner los códigos correctos en el XML. Si quieres ver el paso a paso completo de todos los campos, en esta guía te mostramos cómo hacer una factura electrónica desde cero.

Ten en cuenta estas reglas al momento de registrar:

• Si es de contado: indica el medio de pago real (efectivo, tarjeta, transferencia). No dejes el campo en «no definido» si ya sabes cómo te pagaron.
• Si es a crédito: la fecha de vencimiento es obligatoria. Sin ella, el documento queda incompleto y puede generar problemas con la aceptación de la factura como título valor.
• Plazos razonables: la Ley de Plazos Justos estableció que el pago de facturas entre empresas debe hacerse, como regla general, en máximo 60 días calendario (y 45 días en operaciones con entidades públicas y para las mipymes). Tenlo presente al pactar el crédito.
• Coherencia entre campos: forma de pago, medio de pago y fecha de vencimiento deben contar la misma historia. Las inconsistencias entre ellos son una de las causas típicas de rechazo.

Si en algún momento necesitas verificar cómo quedó registrado el medio de pago en un documento ya emitido o recibido, puedes abrir el XML de la factura y revisar directamente esos campos sin pelear con el archivo.

Por qué este dato importa para la validación fiscal

Cada factura electrónica pasa por una validación previa de la DIAN antes de existir legalmente. En esa validación, el sistema revisa que el documento cumpla el anexo técnico: estructura del XML, cálculos, identificación de las partes y, por supuesto, los campos de forma y medio de pago. Si el código no existe en el catálogo, o si hay contradicciones (como una factura de contado con fecha de vencimiento), el documento es rechazado y no tiene validez fiscal hasta que lo corrijas y lo vuelvas a transmitir.

Que tu factura nazca válida depende de una revisión de coherencia que la DIAN hace al validarla:

Además del rechazo técnico, hay un efecto práctico: la información de medios de pago alimenta los cruces de información de la DIAN. Una factura que dice «efectivo» cuando el pago entró por transferencia no invalida la operación, pero sí genera inconsistencias en los reportes que pueden terminar en requerimientos. Registrar el dato correcto desde el principio te ahorra explicaciones después. Si quieres repasar los demás campos que no pueden faltar, acá reunimos los datos importantes que debes tener en cuenta sobre la factura electrónica.

¿Y si el cliente es extranjero o paga en otra moneda?

Facturar a un cliente del exterior es perfectamente posible con factura electrónica, pero cambia el registro de varios campos:

• Identificación del cliente: como no tiene NIT ni cédula colombiana, se registra con el tipo de documento para extranjeros que contempla el anexo técnico (pasaporte, documento de identificación extranjero o NIT de otro país), junto con su país de residencia.
• Moneda de la operación: la factura puede expresarse en moneda extranjera (por ejemplo, USD o EUR) indicando el código de la divisa en el campo correspondiente del XML.
• Tasa de cambio: cuando facturas en otra moneda, debes incluir la tasa de cambio aplicable (la TRM del día, por lo general), porque la DIAN necesita el equivalente en pesos colombianos para efectos fiscales.
• Medio de pago: aplican los mismos códigos del catálogo. En exportaciones de servicios o bienes lo habitual es transferencia bancaria internacional, que se registra con el código de transferencia.

En resumen: cliente extranjero no significa factura distinta, sino los mismos campos con valores diferentes. El tipo de factura sí cambia si se trata de una exportación formal de bienes, que tiene su propia categoría dentro del sistema.

Compras sin factura electrónica: el documento soporte

El registro de pagos no aplica solo cuando vendes. Cuando le compras a un proveedor que no está obligado a facturar electrónicamente (por ejemplo, una persona natural no responsable de IVA), la operación se respalda con el documento soporte en adquisiciones con no obligados a facturar, que también se transmite a la DIAN y también registra cómo se pagó.

Para que la DIAN lo acepte como comprobante válido de costos y deducciones, el documento soporte debe contener, como mínimo:

• Estar denominado expresamente como documento soporte.
• Fecha de la operación.
• Identificación completa del vendedor o prestador del servicio (nombre y NIT o documento).
• Identificación de quien compra (tú o tu empresa).
• Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
• Descripción del bien o servicio adquirido.
• Valor total de la operación y, cuando aplique, el IVA.
• Forma y medio de pago, con los mismos códigos que viste arriba.

Es decir: aunque tu proveedor no facture electrónicamente, el pago igual queda registrado ante la DIAN, solo que a través de otro documento que generas tú como comprador. Si quieres entender cómo encajan la factura, el documento soporte y los demás documentos electrónicos en el sistema completo, esta guía de factura electrónica en Colombia según la DIAN te da el panorama entero.

Lo esencial en tres ideas

• Toda factura electrónica lleva forma de pago (contado o crédito) y medio de pago (el código del catálogo DIAN). Los dos son obligatorios y deben ser coherentes entre sí.
• Si la venta es a crédito, la fecha de vencimiento es obligatoria y la factura adquiere la fuerza de un título valor.
• Un código mal puesto significa rechazo en la validación previa. Un software de facturación bien configurado registra estos campos por ti y elimina ese riesgo de raíz.

Registrar bien el método de pago no es un capricho de la norma: es lo que hace que tu factura nazca válida, cuente la historia correcta de la operación y no te genere dolores de cabeza en un cruce de información. Con los códigos claros y un sistema que los aplique automáticamente, este es uno de esos temas que resuelves una vez y no vuelves a pensar.

Referencias

• Resolución 000165 de 2023 de la DIAN (requisitos de la factura electrónica de venta y anexo técnico versión 1.9 del sistema de facturación electrónica).
• Estatuto Tributario, artículo 617 (requisitos de la factura de venta).
• Estatuto Tributario, artículo 616-1 (sistema de facturación electrónica con validación previa).
• Código de Comercio, artículo 772 (la factura como título valor).
• Ley 1231 de 2008 del Congreso de la República (unificación de la factura como título valor).
• Ley 2024 de 2020 del Congreso de la República, artículo 3 (plazos justos para el pago de facturas).
• Resolución 000167 de 2021 de la DIAN (documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura).