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Una nota crédito es un documento electrónico que disminuye o anula una factura electrónica ya emitida (por devoluciones, descuentos o errores); una nota débito la aumenta (por intereses o cargos adicionales). Son la única forma válida de ajustar una factura ante la DIAN, porque una factura electrónica ya validada no se puede editar ni borrar. Ambas se asocian al CUFE de la factura original, tienen su propio código (CUDE) y se validan ante la DIAN antes de enviárselas al cliente.
En esta guía vas a encontrar:
La regla de oro: una factura validada no se edita
Antes de entrar en cada una, esto es lo más importante: una vez que la DIAN valida tu factura electrónica, no puedes editarla ni eliminarla. Si te equivocaste, hubo una devolución o cambió el valor, la única forma legal de ajustarla es con una nota crédito o una nota débito. Así lo confirma la DIAN en su Concepto 1607 de 2025. Por eso estos dos documentos son parte esencial del sistema de facturación electrónica.
Esto sorprende a muchos negocios que vienen del papel, donde bastaba con romper una factura y hacer otra. En el mundo electrónico, cada factura queda registrada ante la DIAN en el momento de emitirla, así que corregir ya no es borrar: es dejar un rastro ordenado de lo que pasó, con un documento que ajusta al anterior.
¿Qué es una nota crédito?
Una nota crédito es un documento electrónico que emites para disminuir o anular una factura electrónica ya expedida. Genera un saldo a favor de tu cliente. Se usa cuando:
- Hay una devolución de mercancía, total o parcial.
- Aplicas un descuento acordado después de emitir la factura.
- Corriges un error a favor del cliente (un valor de más, una cantidad equivocada).
- Necesitas anular una factura emitida por error.
Puede ser total (si la nota crédito es por el valor completo de la factura, la anula) o parcial (si solo reduce una parte). No puede exceder el valor de la factura original.
Un ejemplo: le facturaste a un cliente $1.190.000 (una venta de $1.000.000 más IVA), pero te devuelve la mitad de la mercancía. Emites una nota crédito por $595.000 ($500.000 + su IVA), que referencia el CUFE de esa factura. El cliente queda debiendo solo $595.000 y tu contabilidad y tu IVA se ajustan solos a la venta real.
¿Qué es una nota débito?
Una nota débito es lo contrario: un documento electrónico que aumenta el valor de una factura ya expedida. Es menos frecuente, pero necesaria cuando:
- Cobras intereses de mora por un pago tardío.
- Agregas cargos o gastos no incluidos en la factura original (fletes, por ejemplo).
- Ajustas al alza el valor de la operación por un mayor valor acordado.
Un ejemplo: facturaste un servicio en $500.000, pero el cliente pagó tarde y acordaron un interés de mora de $20.000. En vez de rehacer la factura, emites una nota débito por $20.000 asociada a esa factura. Así el valor total de la operación queda correcto ante la DIAN, sin tocar el documento original.
Nota crédito vs. nota débito
Así se diferencian de un vistazo:
| Nota crédito | Nota débito | |
|---|---|---|
| Qué hace | Disminuye o anula la factura | Aumenta el valor de la factura |
| Casos típicos | Devoluciones, descuentos, errores, anulación | Intereses, cargos adicionales, ajustes al alza |
| Referencia | El CUFE de la factura | El CUFE de la factura |
| Código | CUDE | CUDE |
| Ante la DIAN | Se valida | Se valida |
Cómo corregir o anular una factura electrónica
Esta es la duda más común. Para corregir o anular una factura ya validada, el procedimiento es:
- Emite una nota crédito sobre la factura con error, referenciando su CUFE. Si vas a anularla, por el valor total.
- Espera la validación de la DIAN, que le asigna su CUDE.
- Emite una nueva factura con la información correcta, si la operación sí va.
Es decir: no se “corrige” la factura; se neutraliza con la nota crédito y, si aplica, se emite una nueva. Si quieres repasar qué es ese código que las conecta, míralo en nuestra guía sobre el CUFE.
¿Cómo funcionan ante la DIAN?
Las notas crédito y débito son documentos electrónicos del sistema de facturación, regulados por el artículo 36 de la Resolución 000165 de 2023 (compilada en la Resolución 000227 de 2025). Al igual que la factura electrónica, se generan en tu software, se transmiten a la DIAN para su validación y llevan su propio código, el CUDE (no CUFE). Son obligatorias de forma electrónica desde 2023.
Un detalle práctico: para poder emitirlas necesitas estar habilitado como facturador electrónico. De hecho, en el proceso de habilitación ante la DIAN te piden generar, además de facturas de prueba, una nota crédito y una nota débito. Así que si ya facturas electrónicamente, ya tienes todo para emitirlas; solo es cuestión de saber cuándo usar cada una.
¿Cómo se contabiliza una nota crédito?
Una nota crédito revierte, total o parcialmente, el registro de la venta original: reduce el ingreso y la cuenta por cobrar, y revierte el IVA que habías generado. Una nota débito hace lo contrario, aumentando el valor. Si quieres ver cómo se registran las operaciones, míralo en nuestra guía de causación y cómo contabilizar. La clave es que la nota no se registra como si fuera otra venta: ajusta la operación original, para que tus ingresos, tu cartera y tu IVA reflejen lo que de verdad pasó. Si devuelves mercancía y no haces la nota crédito, tu contabilidad seguirá mostrando una venta que ya no existe y pagarás IVA de más.
Errores comunes con las notas
Estos son los tropiezos que generan inconsistencias con la DIAN:
- No emitir nota crédito cuando hay una devolución: deja tu contabilidad y tu IVA descuadrados frente a lo reportado.
- Intentar “editar” o volver a enviar la factura: una factura validada no se corrige así; se ajusta con notas.
- No referenciar el CUFE de la factura original: la nota debe estar siempre asociada a su factura.
- Emitir una nota crédito por más del valor de la factura: no puede excederlo.
- Olvidar emitir la nueva factura cuando anulas una por error pero la operación sí va.
Emite tus notas en un clic con Dataico
Con Dataico, cuando necesitas ajustar una factura, generas la nota crédito o débito en segundos: se asocia sola al CUFE de la factura, se valida ante la DIAN y queda contabilizada automáticamente, revirtiendo el ingreso y el IVA. Sin buscar la factura original a mano ni cuadrar nada después.
Preguntas frecuentes sobre notas crédito y débito
¿Qué es una nota crédito en facturación electrónica?
Es un documento electrónico que disminuye o anula una factura electrónica ya emitida, por devoluciones, descuentos o errores. Genera un saldo a favor del cliente y se valida ante la DIAN.
¿Qué es una nota débito?
Es un documento electrónico que aumenta el valor de una factura ya emitida, por ejemplo por intereses de mora o cargos adicionales. También se asocia al CUFE de la factura y se valida ante la DIAN.
¿Cómo se anula una factura electrónica?
Emitiendo una nota crédito por el valor total de la factura, que referencia su CUFE. Una factura validada no se puede borrar ni editar; la nota crédito es la única forma legal de anularla.
¿Cuál es la diferencia entre nota crédito y nota débito?
La nota crédito disminuye o anula el valor de una factura; la nota débito lo aumenta. Ambas se asocian al CUFE de la factura original, llevan CUDE y se validan ante la DIAN.
¿Es obligatorio emitir las notas de forma electrónica?
Sí. Desde 2023, quienes facturan electrónicamente deben emitir sus notas crédito y débito también de forma electrónica, validadas por la DIAN.
Ajustar una factura no tiene que ser un lío
Las notas crédito y débito existen justo para eso: corregir, anular o ajustar sin romper las reglas de la DIAN. Conocer cuál usar —y tener un software que la emita por ti— convierte un dolor de cabeza en un par de clics.
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Naturalmente, Dataico.
