En toda factura electrónica colombiana debes registrar dos datos de pago obligatorios: la forma de pago, que indica si la venta es de contado o a crédito, y el medio de pago, que es el código con el que la DIAN identifica cómo te van a pagar (efectivo, transferencia, tarjeta, cheque, entre otros). Ambos campos hacen parte del anexo técnico de la factura electrónica de venta y, si no van bien diligenciados, el documento puede ser rechazado en la validación previa. En esta guía te mostramos cuáles son los códigos válidos y cómo parametrizarlos en tu sistema contable para que factures sin tropiezos.
Forma de pago y medio de pago: no son lo mismo
Aunque en el día a día se usan como sinónimos, para la DIAN son dos campos distintos del XML de la factura, y confundirlos es uno de los errores más comunes al facturar:
- Forma de pago: responde a la pregunta ¿cuándo pagan? Solo tiene dos opciones: contado (código 1), cuando el pago se hace en el momento de la venta, o crédito (código 2), cuando se pacta un plazo. Si eliges crédito, debes indicar además la fecha de vencimiento del pago.
- Medio de pago: responde a ¿con qué pagan? Aquí sí hay una lista amplia de códigos estandarizados que identifican el instrumento: efectivo, consignación, transferencia, tarjeta débito o crédito, cheque, etc.
Un detalle que tranquiliza: si al momento de emitir la factura a crédito aún no sabes con qué instrumento te pagará tu cliente, el anexo técnico permite usar el código 1 – Instrumento no definido. Es una opción perfectamente válida y evita que inventes un medio de pago que luego no coincida con la realidad.
Estos dos campos conviven con el resto de requisitos del documento, como el CUFE, la numeración autorizada y los datos del adquiriente. Si quieres repasar el panorama completo, en esta recopilación de datos importantes sobre la factura electrónica encuentras los demás campos que no se te pueden quedar por fuera.
Los códigos de medios de pago válidos ante la DIAN
Los medios de pago de la factura electrónica se toman de una lista estandarizada incluida en el anexo técnico. Estos son los códigos que más vas a usar en la práctica:
| Código | Medio de pago | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| 1 | Instrumento no definido | Ventas a crédito donde aún no se conoce cómo pagará el cliente |
| 10 | Efectivo | Pagos en billetes y monedas, típicos en ventas de mostrador |
| 20 | Cheque | Pagos con cheque, común entre empresas |
| 42 | Consignación bancaria | El cliente consigna directamente en tu cuenta |
| 47 | Transferencia débito bancaria | Transferencias electrónicas entre cuentas (incluye pagos por billeteras y pasarelas que debitan la cuenta) |
| 48 | Tarjeta de crédito | Pagos con datáfono o pasarela usando tarjeta de crédito |
| 49 | Tarjeta débito | Pagos con datáfono o pasarela usando tarjeta débito |
| 71 | Bonos | Pagos con bonos o vales emitidos por la empresa o terceros |
| ZZZ | Otro / Acuerdo mutuo | Medios no contemplados en la lista, pactados entre las partes |
La lista completa es más larga (incluye giros, débitos automáticos y otros instrumentos financieros), pero con estos códigos cubres la gran mayoría de operaciones de un negocio en Colombia. La regla de oro es sencilla: el código debe reflejar el instrumento real con el que se recibe el pago. Para profundizar con ejemplos adicionales, puedes revisar esta guía sobre los métodos de pago que debes registrar en una factura electrónica colombiana.
Cómo parametrizar los métodos de pago en tu sistema contable
Registrar bien el método de pago no es solo un requisito de la DIAN: también te ordena la contabilidad, porque cada medio de pago alimenta cuentas distintas (caja, bancos, tarjetas por depositar, cuentas por cobrar). Para dejarlo bien configurado desde el inicio:
- Define tus medios de pago reales. Haz la lista de cómo te pagan de verdad tus clientes: efectivo, transferencia, datáfono, pasarela de pagos. No habilites códigos que nunca usas; menos opciones, menos errores al facturar.
- Asocia cada medio a su cuenta contable. El efectivo va contra caja, las transferencias contra el banco correspondiente y las ventas a crédito contra cuentas por cobrar a clientes. Si tu software permite esta asociación automática, cada factura queda causada sin trabajo manual.
- Configura la forma de pago por defecto según tu modelo. Si vendes de mostrador, tu valor por defecto será contado; si trabajas con empresas, probablemente crédito con fecha de vencimiento. Recuerda que en las ventas a crédito la fecha de vencimiento es obligatoria.
- Valida los casos mixtos. Cuando un cliente paga una parte de contado y financia el resto, la práctica aceptada es registrar la factura como crédito e indicar el medio de pago predominante, documentando el detalle en los recibos de caja y en la contabilidad.
Una parametrización bien hecha también facilita la conciliación bancaria: al cierre del mes sabes exactamente cuánto entró por cada canal y puedes cruzarlo con tus extractos sin adivinar de dónde salió cada peso.
Casos especiales que generan dudas
Comisiones en contratos de mandato
En un contrato de mandato, el mandatario factura a nombre del mandante los bienes o servicios del encargo, pero su comisión es una operación independiente: debe facturarse por separado, según lo pactado en el contrato. Eso tiene dos implicaciones prácticas para el método de pago:
- Si la comisión se cobra por cada venta, cada factura de comisión lleva su propia forma y medio de pago, normalmente de contado si se descuenta del dinero recaudado.
- Si la comisión se liquida de forma acumulada (por ejemplo, mensual), la factura suele emitirse a crédito con la fecha de corte pactada, y el medio de pago refleja cómo el mandante gira esos recursos: transferencia, consignación o cruce de cuentas (código ZZZ si así se acordó).
Lo importante es que el método de pago de la factura de comisión describa la operación real entre mandante y mandatario, no la de las ventas que se facturaron por cuenta del mandante.
Copagos y pagos de aseguradoras en el sector salud
En salud es frecuente que una misma atención se pague entre dos bolsillos: el copago o cuota moderadora que asume el paciente y el valor que cubre la EPS o aseguradora. La forma correcta de documentarlo es facturar a quien es el responsable del pago: la factura electrónica se emite a la entidad responsable por el valor que esta cubre (normalmente a crédito, con el medio de pago de la entidad), y el copago del paciente se registra como un pago recibido que disminuye el valor a cargo de la aseguradora, soportado en el recibo correspondiente y reflejado en los campos de anticipos o descuentos del documento según el caso.
Contablemente, cada flujo va por su lado: el copago entra a caja o bancos el día de la atención, y el valor de la aseguradora queda en cuentas por cobrar hasta que se radica y paga la factura. Mantener esa separación desde la parametrización evita que los informes de recaudo mezclen dineros de pacientes con carteras de EPS.
Para tener clara la separación, así se comporta cada uno de los dos flujos de dinero en una misma atención:
Errores comunes que puedes evitar desde hoy
- Marcar contado y no recibir el pago: si la venta es a plazo, la forma de pago es crédito. Facturar de contado «por costumbre» distorsiona tu cartera y tus indicadores de recaudo.
- Usar siempre el mismo código de medio de pago: poner «efectivo» a todo rompe el cruce con bancos y puede generar inconsistencias frente a la información que reportan las entidades financieras.
- Olvidar la fecha de vencimiento en ventas a crédito: es un campo obligatorio cuando la forma de pago es crédito; sin ella, la factura puede ser rechazada en la validación.
- Abusar del código ZZZ: úsalo solo cuando el instrumento realmente no esté en la lista, no como comodín para salir del paso.
La buena noticia es que todo esto se resuelve una sola vez, al configurar bien tu sistema. Después, cada factura sale con los códigos correctos sin que tengas que pensarlo. Y si quieres entender el marco completo de obligaciones, requisitos y plazos de la facturación electrónica en el país, esta guía de facturación electrónica según la DIAN te da todo el contexto normativo.
Referencias
- Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, Anexo Técnico de Factura Electrónica de Venta versión 1.9 (campos de forma de pago, medio de pago y fecha de vencimiento).
- Estatuto Tributario, artículo 616-1 (obligación de expedir factura electrónica de venta con validación previa).
- Estatuto Tributario, artículo 617 (requisitos de la factura de venta).
- Decreto 358 de 2020 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (reglamentación de los sistemas de facturación).
- Decreto 1625 de 2016 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, artículo 1.6.1.4.9 (facturación en contratos de mandato).
- Resolución 948 de 2026 del Ministerio de Salud y Protección Social (RIPS como soporte de la factura electrónica de venta en el sector salud).
