Sí puedes emitir una nota de crédito después de que el cliente generó el acuse de recibido de la factura: ese evento solo confirma que la factura llegó, no bloquea los ajustes. El límite real aparece después, con la aceptación de la factura (expresa o tácita, a los 3 días hábiles) y, sobre todo, cuando una factura no pagada se registra y circula como título valor en el RADIAN. En ese último caso, ya no puedes anularla unilateralmente con una nota crédito. Aquí te explicamos los plazos, las reglas del Código de Comercio y del Estatuto Tributario, y la diferencia clave entre facturas pagadas y no pagadas.
Primero, lo básico: qué es el acuse de recibido y para qué sirve
En el sistema de facturación electrónica colombiano existen los llamados eventos de recepción, que son mensajes electrónicos con los que el comprador le dice al vendedor (y a la DIAN) qué pasó con la factura. Son cuatro:
- Acuse de recibo de la factura: confirma que la factura llegó al comprador.
- Recibo del bien o servicio: confirma que la mercancía o el servicio fue entregado.
- Aceptación expresa: el comprador manifiesta que acepta la factura y la obligación de pago.
- Reclamo (rechazo): el comprador manifiesta su inconformidad con la factura.
Estos eventos no son opcionales en todos los casos. Cuando la venta es a crédito, el artículo 616-1 del Estatuto Tributario (modificado por la Ley 2155 de 2021) exige que el comprador genere el acuse de recibo de la factura electrónica de venta y el recibo del bien o servicio para que esa factura le sirva como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables. Es decir: si compras a crédito y quieres deducir ese gasto, los eventos son obligatorios para ti como adquiriente.
El punto clave es este: el acuse de recibido no es una aceptación. Solo dice «me llegó la factura». La aceptación —que sí cambia las reglas del juego— es otro evento, y puede darse de dos formas que vemos enseguida. Si todavía estás aterrizando cómo funciona todo el ciclo del documento electrónico, vale la pena repasar los datos y requisitos esenciales de la factura electrónica antes de entrar en los ajustes.
El plazo que de verdad importa: los 3 días hábiles de la aceptación tácita
El artículo 773 del Código de Comercio (modificado por la Ley 1231 de 2008 y el Decreto Ley 019 de 2012) establece que la factura se considera irrevocablemente aceptada si el comprador no reclama contra su contenido dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción. A esto se le llama aceptación tácita: el silencio del comprador equivale a un «sí».
Esto genera dos ventanas de tiempo muy distintas:
- Antes de la aceptación: el comprador puede reclamar, y el vendedor puede corregir la factura con notas crédito o débito sin mayor restricción. Es el momento ideal para arreglar cualquier error.
- Después de la aceptación (expresa o tácita): la factura queda en firme como título valor. Todavía se pueden hacer ajustes comerciales legítimos (devoluciones, descuentos), pero ya no procede «anular» la factura como si nunca hubiera existido, y mucho menos de forma unilateral si está en manos de un tercero.
Nota crédito o nota débito: cuál usar para corregir una factura ya enviada a la DIAN
Una factura electrónica validada por la DIAN no se puede editar ni borrar. La única forma de corregirla es con un documento de ajuste, y la elección depende de la dirección del cambio:
Nota crédito: cuando el valor debe bajar
La nota crédito disminuye el valor de la factura original. Úsala cuando hay:
- Devolución parcial o total de mercancía.
- Anulación de la operación (si la venta no se concretó y la factura aún no fue aceptada ni circuló).
- Descuentos o rebajas posteriores a la facturación.
- Errores que inflaron el valor: precio mayor al pactado, cantidades de más, IVA mal liquidado al alza.
Nota débito: cuando el valor debe subir
La nota débito aumenta el valor de la factura original. Aplica cuando facturaste de menos: olvidaste un cargo (fletes, por ejemplo), liquidaste un precio inferior al acordado o cobras intereses de mora pactados. Un error frecuente es intentar «corregir hacia arriba» con una nota crédito y una factura nueva; para eso existe la nota débito, que referencia la factura original y mantiene la trazabilidad ante la DIAN.
Para no confundirte entre uno y otro, todo depende de hacia dónde tiene que moverse el valor de la factura:
En ambos casos, el documento de ajuste debe referenciar el CUFE de la factura que corrige, según lo dispuesto en la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN.
Factura pagada vs. factura no pagada: la diferencia que define si procede la nota crédito
Aquí está el corazón del asunto. Una factura electrónica aceptada y no pagada es un título valor: un documento que incorpora un derecho de cobro y que puede circular, es decir, el vendedor puede endosarlo a un tercero (por ejemplo, en una operación de factoring) a través del RADIAN, el registro que administra la DIAN según el Decreto 1154 de 2020 y la Resolución 000085 de 2022. Si ese título ya está en manos de un tercero, emitir una nota crédito que lo anule afectaría los derechos de alguien que compró ese derecho de cobro de buena fe. Por eso no procede la anulación unilateral.
Una factura pagada, en cambio, ya cumplió su ciclo como título valor: la obligación se extinguió. Las notas crédito posteriores (por una devolución, una garantía, un descuento por pronto pago) son perfectamente válidas y generan, según el caso, un saldo a favor del cliente o una devolución de dinero.
| Escenario de la factura | ¿Procede la nota crédito? | Condición o fundamento |
|---|---|---|
| Con acuse de recibido, sin aceptación (dentro de los 3 días hábiles) | Sí, sin restricción | La factura aún no está en firme; es el momento ideal para corregir (art. 773 C. de Co.) |
| Aceptada (expresa o tácita) y ya pagada | Sí | Devoluciones, descuentos o ajustes posteriores; la obligación de pago ya se extinguió |
| Aceptada, no pagada, sin endoso a terceros | Sí, con acuerdo entre las partes | El ajuste debe reflejar un hecho económico real (devolución, rebaja), no una anulación caprichosa |
| Aceptada, no pagada y endosada como título valor en el RADIAN | No procede anulación unilateral | El derecho de cobro pertenece a un tercero (Decreto 1154 de 2020; Resolución 000085 de 2022 de la DIAN) |
Cómo se contabiliza el ajuste
La nota crédito no solo corrige el documento ante la DIAN: también debe reflejarse en la contabilidad de ambas partes. Para el vendedor, disminuye el ingreso y el IVA generado del periodo; para el comprador, reduce el costo o gasto y el IVA descontable. Si el ajuste nace de una devolución, te conviene revisar cómo se registra contablemente una devolución en compras y cómo afecta el reporte de exógena, porque un ajuste mal registrado termina generando diferencias en los reportes de información a la DIAN.
Del lado del gasto, el registro correcto depende de la cuenta donde quedó la factura original: la nota crédito debe afectar exactamente la misma categoría. Si tienes dudas sobre esa clasificación, aquí explicamos cómo se contabilizan las facturas por categoría de gasto según el plan de cuentas.
En resumen: la ruta segura para ajustar después del acuse
- Verifica el estado de la factura: ¿solo tiene acuse de recibido o ya fue aceptada? ¿Está pagada? ¿Fue endosada en el RADIAN?
- Si hay error y estás dentro de los 3 días hábiles, pide al comprador que genere el reclamo y corrige con nota crédito o débito sin complicaciones.
- Si la factura ya fue aceptada, emite el documento de ajuste solo para reflejar hechos económicos reales y, si no está pagada, con acuerdo del comprador.
- Si la factura circuló como título valor, no intentes anularla: resuelve el ajuste con quien tenga el título y documenta todo.
La buena noticia: nada de esto tiene por qué convertirse en un dolor de cabeza. Con el estado de cada factura claro y el documento de ajuste correcto, corregir es un trámite de minutos, no un problema con la DIAN.
Referencias
- Código de Comercio, artículo 773 (modificado por la Ley 1231 de 2008, artículo 2, y el Decreto Ley 019 de 2012, artículo 86).
- Código de Comercio, artículo 772 (modificado por la Ley 1231 de 2008, artículo 1).
- Estatuto Tributario, artículo 616-1 (modificado por la Ley 2155 de 2021, artículo 13).
- Ley 1231 de 2008 del Congreso de la República, por la cual se unifica la factura como título valor.
- Decreto 1154 de 2020 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, sobre la circulación de la factura electrónica de venta como título valor.
- Resolución 000085 de 2022 de la DIAN, que reglamenta el registro de la factura electrónica como título valor (RADIAN) y sus eventos.
- Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, artículo 30, sobre las notas débito y notas crédito de la factura electrónica de venta.
