Toda PYME en Colombia está obligada a llevar contabilidad regular de sus negocios conforme al Código de Comercio, aplicar las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) según el grupo al que pertenezca —la mayoría de las pymes entra en el Grupo 2—, mantener los libros de contabilidad registrados y actualizados, facturar electrónicamente ante la DIAN, conservar los soportes contables por al menos diez años y, si supera ciertos topes de activos o ingresos, contar con revisor fiscal. Aquí te explicamos cada requisito, en tu idioma y sin enredos.
La base legal: por qué tu PYME debe llevar contabilidad
La obligación no es un capricho de nadie: el artículo 19 del Código de Comercio (Decreto 410 de 1971) establece que todo comerciante debe llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales. A eso se suma la Ley 1314 de 2009, que ordenó la convergencia de Colombia hacia estándares internacionales de contabilidad e información financiera, y que hoy está reglamentada principalmente por el Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015 (actualizado, entre otros, por el Decreto 2270 de 2019).
En la práctica, esto significa que tu contabilidad no solo debe existir: debe seguir un marco técnico específico según el tamaño de tu empresa. La buena noticia es que ese marco está pensado para que las empresas pequeñas no carguen con las mismas exigencias de las grandes.
¿En qué grupo NIIF está tu PYME?
La normativa colombiana clasifica a las empresas en tres grupos, y de esa clasificación depende qué tan detallada debe ser tu información financiera. La mayoría de las pymes colombianas pertenece al Grupo 2, que aplica la NIIF para PYMES, un estándar simplificado frente a las NIIF plenas.
| Grupo | ¿Quiénes pertenecen? | Marco contable aplicable |
|---|---|---|
| Grupo 1 | Grandes empresas, emisores de valores y entidades de interés público. | NIIF plenas. |
| Grupo 2 | Medianas y pequeñas empresas que no cumplen los requisitos del Grupo 1 ni del Grupo 3. Aquí está la mayoría de las PYMES. | NIIF para PYMES (Decreto 2420 de 2015). |
| Grupo 3 | Microempresas con planta de personal no superior a 10 trabajadores y activos totales (excluida la vivienda) inferiores a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes. | Contabilidad simplificada para microempresas. |
Un detalle importante: el régimen del Grupo 2 estaba regulado inicialmente por el Decreto 3022 de 2013, pero esa norma fue derogada e incorporada en el Decreto 2420 de 2015, que es el que hoy debes tener como referencia. Si en algún documento antiguo te citan el 3022, ya sabes que la versión vigente vive en el Decreto Único.
Los libros de contabilidad obligatorios
Llevar contabilidad implica registrarla en libros. Para una PYME, los básicos son:
- Libro Diario: registra cronológicamente todas las operaciones de la empresa.
- Libro Mayor y de Balances: resume los movimientos por cuenta y permite construir los estados financieros.
- Libro de Inventarios y Balances: refleja el detalle de activos, pasivos y patrimonio.
- Libros de actas y de registro de socios o accionistas: obligatorios para sociedades, y los únicos que hoy deben inscribirse en la Cámara de Comercio (desde el Decreto 019 de 2012, los libros contables como tales ya no requieren registro mercantil).
Si quieres profundizar en cuáles son, cómo se diligencian y qué errores evitar, te lo contamos paso a paso en nuestra guía sobre los libros de contabilidad obligatorios para las empresas en Colombia.
Facturación electrónica: un requisito que ya no es opcional
Desde la Resolución 000042 de 2020 de la DIAN, la facturación electrónica es obligatoria para prácticamente todos los negocios en Colombia, incluidas las pymes. Cada factura debe emitirse en el formato exigido, validarse ante la DIAN antes de entregarse al cliente y conservarse como soporte contable y fiscal.
Esto conecta directamente con tu contabilidad: las facturas electrónicas son el soporte de tus ingresos y de buena parte de tus costos y gastos. Antes de dar el paso —o para verificar que lo estás haciendo bien—, revisa estas cinco cosas que debes saber antes de facturar electrónicamente. Te van a ahorrar más de un dolor de cabeza.
Conservación de documentos: diez años, ni uno menos
El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 establece que los libros y papeles del comerciante deben conservarse por un período mínimo de diez años, contados desde la fecha del último asiento o documento. La norma permite conservarlos en papel o en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta, así que digitalizar tus soportes es perfectamente válido —y bastante más práctico que un archivador lleno de carpetas.
¿Tu PYME necesita revisor fiscal?
No todas las pymes están obligadas a tener revisor fiscal, pero conviene revisar los topes cada año. Según la Ley 43 de 1990, deben tener revisor fiscal las sociedades comerciales cuyos activos brutos al 31 de diciembre del año anterior superen los 5.000 salarios mínimos mensuales o cuyos ingresos brutos superen los 3.000 salarios mínimos mensuales. Además, algunas formas societarias (como las sociedades anónimas) lo requieren siempre, sin importar su tamaño.
Otras obligaciones formales que acompañan la contabilidad
La contabilidad no vive sola: hay trámites conexos que también son obligatorios y que conviene tener en el radar.
Registro mercantil y su renovación
Tu empresa debe estar matriculada en la Cámara de Comercio y renovar la matrícula mercantil antes del 31 de marzo de cada año. Es un trámite corto, pero olvidarlo genera sanciones y puede complicarte contratos y créditos.
RUT actualizado y obligaciones tributarias al día
El RUT debe reflejar tus responsabilidades reales ante la DIAN (IVA, retención en la fuente, renta, facturación electrónica). La contabilidad bien llevada es justamente lo que te permite cumplir estas declaraciones sin sustos ni carreras de última hora.
Estados financieros de fin de ejercicio
Al cierre de cada año debes preparar estados financieros bajo el marco NIIF de tu grupo, certificados por contador público y, cuando aplique, dictaminados por el revisor fiscal. Son la carta de presentación de tu empresa ante bancos, socios y autoridades.
¿Y el sistema contable? Lo que de verdad necesitas
La ley no te exige una marca de software: te exige que tu contabilidad sea completa, cronológica, verificable y respaldada con soportes. Dicho eso, llevarla en hojas sueltas es buscarse problemas. Un sistema contable adecuado para una PYME debería, como mínimo:
- Registrar las operaciones bajo el marco NIIF que te corresponde (Grupo 2 o Grupo 3).
- Generar los libros y estados financieros exigidos por la norma.
- Integrarse con la facturación electrónica validada por la DIAN.
- Conservar los soportes de forma segura durante los diez años obligatorios.
- Facilitar la preparación de tus declaraciones tributarias.
Si estás organizando tus procesos desde cero o quieres ponerlos en orden, en esta guía te explicamos cómo llevar la contabilidad de tu negocio correctamente, paso a paso y sin tecnicismos innecesarios.
En pocas palabras: tu lista de chequeo
- Llevar contabilidad regular conforme al Código de Comercio.
- Aplicar el marco NIIF de tu grupo (Grupo 2 para la mayoría de las pymes).
- Mantener los libros de contabilidad y los libros societarios al día.
- Facturar electrónicamente ante la DIAN.
- Conservar libros y soportes por mínimo diez años.
- Verificar cada año si superas los topes que exigen revisor fiscal.
- Renovar la matrícula mercantil antes del 31 de marzo.
Cumplir con la contabilidad de tu PYME no tiene por qué sentirse como una carga: con el marco claro y los procesos bien montados, es simplemente parte de tener el negocio bajo control. Y para eso, en Dataico estamos para hacértelo fácil.
Referencias
- Ley 1314 de 2009 — Función Pública, Gestor Normativo: funcionpublica.gov.co
- Decreto 2420 de 2015 (Decreto Único Reglamentario de Normas de Contabilidad e Información Financiera) — Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: mincit.gov.co
- Decreto 410 de 1971, Código de Comercio — Función Pública, Gestor Normativo: funcionpublica.gov.co
- Ley 962 de 2005, artículo 28 (conservación de libros y papeles del comerciante) — Función Pública, Gestor Normativo: funcionpublica.gov.co
- Ley 43 de 1990 (reglamentación de la profesión de contador público y revisoría fiscal) — Función Pública, Gestor Normativo: funcionpublica.gov.co
- Resolución 000042 de 2020 — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): dian.gov.co
- Facturación electrónica — DIAN, micrositio oficial: dian.gov.co
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