Respuesta rápida
Para hacer un inventario, cuenta físicamente tus productos y regístralos en una tabla con estas columnas: producto, cantidad, costo unitario y valor total (cantidad × costo). Súmalo y ya sabes cuánto vale tu inventario. Si le agregas una columna de stock mínimo, el archivo te avisa cuándo reponer. En Excel se hace fácil con fórmulas simples; puedes descargar nuestra plantilla de inventario gratis y empezar hoy. Cuando el volumen crece, un software conecta el inventario con tus ventas y lo actualiza solo.
En esta guía vas a encontrar:
¿Qué es un inventario y para qué sirve?
Un inventario es el registro de todo lo que tu negocio tiene para vender o usar: productos, materias primas, insumos. No es solo una lista: te dice cuántas unidades tienes de cada cosa, cuánto valen y cuándo se están agotando. Bien llevado, un inventario responde tres preguntas que a todo negocio le cuestan plata cuando no tiene claras: ¿qué tengo?, ¿cuánto vale?, ¿qué se me está acabando? Sin él, terminas comprando de más, quedándote sin lo que más vendes o descubriendo faltantes solo al final del mes.
Y hay algo que muchos negocios olvidan: el inventario es plata parada. Cada producto en tu bodega es dinero que invertiste y que todavía no has recuperado. Por eso controlarlo no es un tema solo de orden, sino de flujo de caja: saber cuánto tienes ahí te ayuda a no comprar de más y a liberar efectivo.
¿Qué columnas debe tener un inventario?
Un inventario funcional necesita, como mínimo, estas columnas:
| Columna | Para qué sirve |
|---|---|
| Producto | El nombre o la referencia de cada artículo. |
| Cantidad | Cuántas unidades tienes de cada uno. |
| Costo unitario | Lo que te cuesta cada unidad. |
| Valor total | Cantidad × costo unitario (se calcula solo). |
| Stock mínimo | El nivel en el que debes reponer, para que te avise. |
Con esas columnas ya controlas lo esencial: qué tienes, cuánto vale cada cosa, cuánto vale el total y qué está por agotarse.
Cómo hacer un inventario paso a paso
Con la estructura clara, hacer tu inventario es cuestión de orden:
- Cuenta lo que tienes. Recorre tu bodega o local y cuenta físicamente las unidades de cada producto.
- Lista cada producto con su nombre o referencia y la cantidad contada.
- Anota el costo unitario (lo que te costó, no el precio de venta).
- Calcula el valor total de cada producto: cantidad × costo unitario. En Excel se calcula solo.
- Define un stock mínimo por producto, para que el archivo te avise cuándo reponer.
- Suma el valor total y actualízalo cada vez que compres o vendas.
¿Cómo hacer un inventario en Excel?
Excel es la forma más fácil de empezar. Crea las columnas de arriba, y en “Valor total” usa una multiplicación simple (=cantidad × costo) para que se calcule solo; con la función SUMA obtienes el valor total del inventario, y con el formato condicional puedes pintar en rojo los productos que están por debajo del stock mínimo. Es la misma lógica que usamos para llevar la contabilidad en Excel: columnas claras y fórmulas que hacen el trabajo por ti.
Descarga gratis nuestra plantilla de inventario en Excel
Para que no partas de una hoja en blanco, preparamos una plantilla de inventario en Excel lista para usar: trae las columnas configuradas, el valor total y el total general por fórmula, la alerta de stock mínimo y categorías editables. Descárgala, ábrela y empieza a cargar tus productos.
Déjanos tus datos y descárgala al instante:
Métodos para valorar tu inventario
Cuando compras el mismo producto a distintos precios en el tiempo, necesitas un método para saber a qué costo sale lo que vendes. En Colombia, bajo las normas NIIF, se usan dos:
- PEPS (primeras en entrar, primeras en salir): lo primero que compraste es lo primero que vendes. También se le dice FIFO.
- Promedio ponderado: promedia el costo de todas las unidades disponibles. Es el más usado por su sencillez.
Un dato importante para no equivocarte: el método UEPS (últimas en entrar, primeras en salir) no está permitido en Colombia bajo NIIF, y la DIAN no lo acepta ni contable ni fiscalmente. Así que quédate con PEPS o promedio ponderado.
Estos métodos están establecidos en la NIC 2 (párrafo 25) para las empresas del Grupo 1 y en la Sección 13 de las NIIF para PYMES para el Grupo 2, ambas adoptadas en Colombia mediante el Decreto 2420 de 2015.
¿Qué es el Kardex?
El Kardex es el registro detallado de las entradas y salidas de cada producto: cada compra que entra y cada venta que sale, con su fecha, cantidad y costo. Mientras el inventario te da la foto de lo que tienes hoy, el Kardex te da la película de todo lo que ha pasado con cada producto. Un buen software de inventario lleva el Kardex automáticamente con cada movimiento.
¿Cada cuánto se hace un inventario?
Depende de tu negocio, pero como guía: un conteo físico completo al menos una vez al año (idealmente cada cierre de mes o trimestre), y un control diario o por venta si manejas mucha rotación. Lo importante no es la frecuencia perfecta, sino que el inventario refleje la realidad: un inventario desactualizado engaña más que ayuda.
Un consejo práctico: además del conteo completo, haz conteos parciales de tus productos que más rotan o los de mayor valor. Así detectas diferencias a tiempo sin tener que parar el negocio para contarlo todo.
Errores comunes al hacer un inventario
- Registrar el precio de venta en vez del costo (el inventario se valora al costo).
- No actualizarlo con cada compra y venta, y que quede desfasado.
- No definir un stock mínimo y quedarte sin lo que más vendes.
- Hacer el conteo “de memoria” en vez de contar físicamente.
- Mezclar productos sin referencias claras, y no saber qué es qué.
Excel o software: ¿cuándo dar el salto?
Excel es ideal para empezar y para inventarios pequeños. Pero tiene un límite: hay que actualizarlo a mano, y si vendes por varios canales o manejas muchos productos, se desfasa rápido. Un software de inventario se actualiza solo con cada venta, lleva el Kardex y conecta el inventario con tu punto de venta y tu facturación. Si ya usas un sistema POS, el inventario se descuenta automáticamente con cada venta.
La señal para dar el salto es sencilla: cuando pasas más tiempo cuadrando el archivo que vendiendo, o cuando el Excel dice una cosa y la bodega dice otra.
Controla tu inventario con Dataico
Con Dataico tu inventario deja de ser una tarea manual: cada venta descuenta el stock automáticamente, tienes el Kardex al día y ves el stock disponible en tiempo real, todo conectado con tu facturación y tu punto de venta. Menos faltantes, menos compras de más y siempre sabes qué tienes y cuánto vale.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un inventario
¿Cómo hacer un inventario?
Cuenta físicamente tus productos y regístralos en una tabla con producto, cantidad, costo unitario y valor total (cantidad × costo). Suma el total y agrega un stock mínimo por producto para saber cuándo reponer. Actualízalo con cada compra y venta.
¿Cómo hacer un inventario en Excel?
Crea las columnas de producto, cantidad, costo unitario, valor total y stock mínimo. Usa una multiplicación para el valor total (=cantidad × costo), SUMA para el total del inventario y formato condicional para resaltar los productos por agotarse.
¿Existe una plantilla de inventario gratis?
Sí. En este artículo puedes descargar gratis una plantilla de inventario en Excel con las columnas y las fórmulas ya configuradas, alerta de stock mínimo y categorías editables.
¿Qué métodos hay para valorar el inventario en Colombia?
Bajo NIIF se usan PEPS (primeras en entrar, primeras en salir) y promedio ponderado; el método UEPS no está permitido. Los establecen la NIC 2 (párrafo 25) y la Sección 13 de las NIIF para PYMES, adoptadas en Colombia por el Decreto 2420 de 2015.
¿Qué es el stock mínimo?
Es la cantidad mínima que quieres tener de un producto antes de reponerlo. Cuando el inventario baja de ese nivel, es la señal de que debes comprar más para no quedarte sin él.
Saber qué tienes es saber cuánto ganas
Un inventario bien llevado no es papeleo: es saber qué vender, qué comprar y cuánta plata tienes parada en la bodega. Empieza simple, en Excel, y cuando tu negocio crezca, deja que un software lo mantenga al día por ti.
Con Dataico llevas tu inventario, tu punto de venta y tu facturación en un solo lugar, siempre actualizados. Dataico es parte de tu negocio.
Naturalmente, Dataico.
