¿Para qué sirven los centros de costos?

Los centros de costos desempeñan un papel fundamental en el control, supervisión, evaluación y presupuesto de cada unidad de negocio. Se trata de una herramienta que permite diferenciar actividades de manera estratégica, analizando el desempeño operacional, las variaciones y las comparaciones entre cada centro de costo.

Además te facilita la planificación y el conocimiento de los procesos, su implementación conlleva a mejoras significativas en los resultados y en la toma de decisiones.

Proceso para configurar centro de costos en Dataico

Configuración automática: 

• Crear los prefijos o numeraciones necesarias para clasificar cada centro. Es decir, si vas a diferenciar las ventas o compras por cada sucursal que tiene tu empresa, debes de tener varias numeraciones en el módulo de ventas o compras con cada sucursal.
• Si manejas contabilidad automática al momento que se realice un documento, ejemplo una compra o venta, este quedara como un asiento automático y vendrá con el centro de costo creado:

• Para crear una numeración dar clic en el icono de las tuercas:

• Dirígete al módulo de Contabilidad, submódulo, Configuración > pestaña de Centros de Costos:

• Crear centro de costo, clic en la opción “Nuevo entro de costo”: 

• Se te habilitarán tres campos que son: 

1. Código: Puedes ingresar letras y números para identificar cada centro.
2. Descripción: Asignas un nombre al centro de costo.
3. Numeración: Seleccionas la que tienes en ventas, compras o cartera. 

• Clic en la opción “Guardar cambios”:

• Crear cada centro de costo con cada numeración:

• Activar centros de costos para cada tipo de comprobante. 

Creados los centros de costos, es necesario activar el tipo comprobante que deseas manejar centros de costos. En este caso, como son asientos automáticos, primero ingresas a la pestaña de Comprobantes > visualizas la opción de los Comprobantes que asocia con documentos en Dataico (son aquellos documentos que se contabilizan de manera automática): 

• Selecciona el prefijo de la numeración que está asociada al centro de costo dando clic en el icono del lápiz:

• Selecciona el recuadro que se encuentra en blanco para que se active ese prefijo para ser usado por centro de costo:

•  Clic en el chulito verde para guardar:

• Se confirma que el tipo de comprobante quedo activado para ser usado con centros de costos cuando aparece con un chulito verde:

• Tener en cuenta que al momento de crear un documento, ejemplo una compra, seleccionas la numeración correspondiente al centro de costo creado:

• Para verificar que los asientos automáticos quedaron por los centros de costos, ingresa al módulo de Contabilidad > Asientos > Automático:

•  Para verificar o editar el centro de costo en el asiento automático, da clic en el lápiz:

• De ser necesario dar clic en el lápiz en cada cuenta para editar el centro de costo:

• Los asientos que no tienen centros de costo van a aparecer como” default no cost center“:

Configuración manual:

La configuración manual se refiere a centros de costos en los cuales no se asocia una numeración, debido a que se agregan manualmente a un asiento. 

• Para crear un centro de costo y agregarlo de forma manual, dar clic en la pestaña de configuración > centros de costo > luego seleccionas “nuevo centro de costo”:

• Agregar el código y descripción, dejar el campo de numeración en blanco:

• Para guardar das clic en “guardar cambios”: 

• Luego te diriges a la pestaña de comprobantes, visualizar los comprobantes que no asocia con documentos en Dataico y le das clic en el lápiz para activar ese tipo de comprobante con centro de costos:

NOTA: Solo los tipos de comprobantes activados para centros de costos podrán ser usados para ello.

Crear asiento manual con centro de costos. 

• Pestaña de Asientos, seleccionas en el campo “Nuevo asiento“: 

• Agregas todos los campos del asiento y seleccionas el tipo de comprobante que tiene activado centros de costos:

• Al momento de crear el asiento escribes el centro de costo creado:

• A cada cuenta agregas el centro de costo:

NOTA: Tanto los asientos manuales como los automáticos se pueden editar para agregar un centro de costo.

Eliminar un centro de costo.  

• Para eliminar un centro de costo ingresas a la pestaña de configuración > “Centros de Costos” das clic en el icono de la caneca: 

• Al momento de eliminar un centro de costos, todos los asientos realizados con él quedan sin centro de costo:

• Puedes visualizar los centros de costos eliminados dando clic en “Mostrar Eliminados”:

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Las cesantías son una prestación social que el empleador paga con el objetivo que se brinde tranquilidad al empleado en el momento que más lo necesite, corresponde a un salario si el empleado laboró durante todo el año, si el periodo a reportar es inferior a un año, se debe calcular la proporción de las cesantías por el tiempo laborado en el año.

Las cesantías se consignan en el fondo de cesantías si el empleado trabaja hasta el 31 de diciembre o se pagan directamente al trabajador en caso que el contrato de trabajo termine antes del 31 de diciembre o el trabajador cambie a un contrato integral.

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Las cesantías se deben liquidar cuando ocurra uno de los siguientes casos:

 1. Cuando el contrato de trabajo termine.

 2. Cuando el trabajador pasa de tener un salario normal a un salario integral.

 3. Cada año con corte a 31 de diciembre.

Intereses de cesantías: son el reconocimiento financiero que da la empresa al empleado por retener el dinero de las cesantías durante el año, corresponden al 12% anual si el empleado laboró durante todo el año, si el periodo a reportar es inferior a un año, se debe calcular la proporción de intereses de cesantías por el tiempo laborado en el año, los intereses de cesantías se pagan directamente al trabajador

¿Cómo se liquidan?

Liquidación cesantías: Para liquidar el auxilio de cesantía se toma como base el último salario mensual devengado por el trabajador, siempre que no haya tenido variación en los tres últimos meses. En el caso contrario y en el de los salarios variables, se tomará como base el promedio de lo devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año

• Fecha ingreso empleado: 5 mayo 2022
• Fórmula: Salario base x días laborados en el año/360
• Ejemplo: $1.500.000 *(240/360)
• Cesantías: $1.000.000

Liquidación Intereses de cesantías- monto y porcentaje

• Fórmula: cesantías x días laborados en el año* 12% /360
• Ejemplo: (1.000.000 *240*12%) / 360
• Intereses de Cesantías: 80.000
• % intereses de cesantías fórmula = (días laborados *0,12) / 360
• Ejemplo: (240 *0,12) / 360 
• % intereses de cesantías: 8%

Las cesantías e interés se reportan a la DIAN en la nómina electrónica en el periodo en el cual fueron causadas y teniendo en cuenta el periodo en el que la empresa quiera realizar la deducción de gastos de su declaración de renta, si se quiere deducir en el año 2022 se debe reportar las cesantías e intereses de cesantías para cada empleado en el periodo de diciembre 2022.

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La nómina electrónica es una realidad para todas las empresas colombianas que tengan desde 1 empleado y por eso en este blog te explicamos cómo se deben liquidar las vacaciones en nuestra plataforma, esto porque al momento de hacer un liquidación de contratos en la mayoría de los casos se debe hacer el pago acumulado de las vacaciones de empleado. En Dataico se encuentran dos tipos de vacaciones definidos por la DIAN, estos son:

1. VACACIÓN : Hace referencia al disfrute de las vacaciones del empleado en el periodo reporte, por lo tanto no puede ser superior a 31 días.

2. VACACACIÓN COMPENSADA: Hace referencia  al numero de días y valor pagado al empleado por el número de días que se compensaron parte de sus vacaciones. Así mismo este no puede ser mayor a 31 días

Bajo las especificaciones técnicas de la resolución 013 estos conceptos de VACACIONES de la DIAN solo se utilizan para reportar el disfrute o no disfrute de vacaciones  de un empleado dentro del periodo reportado. Es decir que no  pueden ir más de 31 días.

Para poder crear un concepto de LIQUIDACIÓN-VACACIONES que permita reportar las vacaciones pagadas por liquidación de contrato, es muy sencillo y se puede realizar con el siguiente paso a paso:

Ingresar al módulo de nómina > Click en configuración >Click en nuevo CONCEPTO

Si aun no tienes cuenta en Dataico regístrate ahora 

Crear el concepto para la liquidación de vacaciones > Guardar los cambios.

Al momento de elaborar el documento de nómina se diferenciaran los OTROS CONCEPTOS creados en la cuenta con los de la DIAN.

El tercer concepto creado Liquidación-Vacaciones es el que se utilizará cuando se trate de un  liquidación del contrato de un empleado el cual se diferencia del pago de la vacaciones disfrutadas o compensadas en un periodo, de manera que pueden ser mayores a 31 días.

Es importante tener en cuenta que la nómina electrónica se debe reportar a la DIAN con los devengos y deducciones realizados al empleado, conoce más acerca de la nómina electrónica de Dataico.

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Recuerda que si tienes alguna duda adicional puedes comunicarte con nuestro equipo de soporte a través del ícono morado dentro de la plataforma de dataico.com/ o en nuestra línea de WhatsApp: https://bit.ly/wadataico

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Resolución tipo Factura Electrónica

Posterior a solicitar y haber emitido satisfactoriamente la resolución de numeración electrónica, formulario 1876 ante la DIAN, se debe esperar de 1 – 2 horas para realizar el siguiente proceso: 

1. Ingresar a Dataico

2. Ver video con el paso a paso para asociar la resolución en Dataico.

El proceso es similar para asociar la resolución de factura POS y Documento Soporte. Si tienes dudas en el proceso escríbenos a través de nuestro chat de soporte para poderte ayudar.

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La nómina electrónica es un documento digital que soporta el pago que realizan los empleadores a sus empleados y contiene información como: Salario devengado, valor neto a pagar, las deducciones a las que haya lugar y otros conceptos asociados a la nómina, regulada mediante la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 (con modificaciones en la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021) y la Resolución 000063 de julio de 2021, de la DIAN. Esta nómina debe ser gestionada a través de un proveedor tecnológico avalado como Dataico, y por esto te compartimos el proceso para que, al ser usuario Dataico, puedas gestionar tu mismo esta habilitación, ver procedimiento.

Si aun no tienes cuenta en DATAICO dar clic en registrarte para crear la cuenta y poder asociar el proveedor tecnológico para la emisión de la nomina electrónica ante la DIAN.

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Desde el pasado 20 de septiembre, Dataico implementó la política de usuarios con la que los administradores podrán añadir permisos para que otras personas ingresen a la cuenta de su empresa dentro de la plataforma de Dataico. 

Esta nueva opción te permitirá controlar los procesos de tu empresa de forma eficiente y segura. 

1. 1. Ingresa aquí 
   2. Una vez hayas ingresado, vamos a la parte superior derecha, damos clic en las 3 rayas horizontales y luego seleccionamos la opción USUARIOS:
   3. Para agregar el correo invitado a tu cuenta das clic en AGREGAR USUARIO:
   4. Una vez hayas dado clic en agregar usuario, vas a escribir el correo al cual deseas enviarle la invitación de acceso y luego agregar:
   5. Una vez hayas dado clic en agregar, automáticamente se crea el usuario, ahora das clic Agregar/Quitar política:
   6. Seleccionar los módulos de Dataico a los cuales este usuario tendrá acceso, desplegando el listado de módulos e ir agregando. Usar el botón actualizar y el botón regresar para volver a los usuarios, una vez hayas agregado las políticas das clic en REGRESAR:
   7. Una vez agregadas las políticas al usuario invitado, das clic en SENT INVITATIÓN EMAIL y al correo del usuario que agregamos le llegará la invitación:
   8. Ingresan al correo que invitamos y damos clic en ingresa:
   9. Una vez hayamos dado clic en ingresa en este ultimo paso el sistema nos indica que creemos una contraseña:

Nota: En el momento que un usuario le proporcione acceso al equipo de soporte, el equipo de soporte DATAICO solo tendrá acceso a los módulos que el usuario tenga acceso. En caso de inquietudes comunicarte con nuestro equipo de soporte.

Crea tus usuarios en DATAICO con permisos específicos y según la necesidad de tu empresa, dando clic en el siguiente botón: 

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Para más información no dudes en escribirnos a través del chat de soporte técnico o desde el botón dispuesto para esto dentro de la plataforma de Dataico.

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