Cuando un trabajador sale a vacaciones o termina su contrato, calcular cuánto se le debe pagar suele generar dudas: ¿se toma el salario completo?, ¿cuántos días le corresponden?, ¿las horas extra cuentan? Y un error en ese cálculo puede terminar en pagos incorrectos o en un llamado de atención del Ministerio del Trabajo.
La buena noticia es que liquidar las vacaciones tiene una lógica clara. En esta guía te explicamos, en tu idioma y sin enredos, qué son las vacaciones, qué dice la normatividad, cuántos días le corresponden a un empleado y cómo se liquidan paso a paso, con un ejemplo práctico que puedes copiar.
En esta guía vas a encontrar:
¿Qué son las vacaciones?
Las vacaciones son un derecho laboral que le permite al trabajador disfrutar de un período de descanso remunerado después de cumplir un año de servicio. No son un premio ni un favor del empleador: son un derecho al descanso, reconocido por la ley para proteger el bienestar y la salud de quien trabaja.
Un detalle importante: las vacaciones no constituyen salario ni son una prestación social en sentido estricto. Son una forma de descanso que se origina por haber prestado el servicio durante un tiempo determinado. Aun así, se pagan, y por eso hablamos de “liquidar” las vacaciones: calcular cuánto dinero le corresponde al trabajador por ese descanso.
¿Qué dice la normatividad de vacaciones?
Las vacaciones están reguladas por el Código Sustantivo del Trabajo (CST). Estos son los puntos que debes conocer:
- Duración (Art. 186): por cada año de servicio, el trabajador tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.
- Época de disfrute (Art. 187): el empleador define cuándo se toman, dentro del año siguiente a que se causen, y debe avisar con al menos 15 días de anticipación.
- Remuneración (Art. 192): se pagan con el salario ordinario que el trabajador esté devengando al iniciar el descanso; se excluyen las horas extra y el trabajo en días de descanso obligatorio (dominicales y festivos).
- Compensación en dinero (Art. 189): por acuerdo entre las partes se puede pagar en dinero hasta la mitad de las vacaciones; al terminar el contrato se pagan proporcionalmente los días pendientes.
Como las vacaciones hacen parte de la nómina electrónica, también deben reportarse a la DIAN dentro del período correspondiente.
¿Cuántos días de vacaciones tiene un trabajador?
La regla general es sencilla: 15 días hábiles por cada año (360 días) trabajado. Si el trabajador aún no completa el año, o si vas a liquidar por terminación de contrato, se calculan de forma proporcional.
La proporción es de 1,25 días de vacaciones por cada mes trabajado (15 ÷ 12). La fórmula es:
Por ejemplo, un trabajador que lleva 270 días laborados tendría (270 × 15) ÷ 360 = 11,25 días de vacaciones acumulados.
¿Cuál es la base para liquidar las vacaciones?
Aquí es donde más se equivocan las empresas. La base para liquidar las vacaciones es el salario ordinario que el trabajador devenga al momento de salir a descansar. Y hay conceptos que la ley deja por fuera:
- No se incluyen las horas extra (trabajo suplementario).
- No se incluye el trabajo en días de descanso obligatorio (recargos por dominicales y festivos).
- No se incluye el auxilio de transporte, porque no constituye salario.
En cambio, sí forman parte de la base los conceptos que constituyen salario de manera habitual, como las comisiones o las bonificaciones salariales. Y cuando el salario es variable, las vacaciones se liquidan con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se conceden.
¿Cómo se liquidan las vacaciones paso a paso?
Con lo anterior claro, liquidar las vacaciones es cuestión de seguir cinco pasos:
- Cuenta los días trabajados. Desde el ingreso (o desde las últimas vacaciones) hasta la fecha de liquidación.
- Calcula los días de vacaciones. Aplica (días trabajados × 15) ÷ 360 para obtener los días proporcionales.
- Depura el salario base. Toma el salario ordinario y deja por fuera horas extra, dominicales/festivos y auxilio de transporte. Si el salario es variable, usa el promedio del último año.
- Aplica la fórmula. Valor de vacaciones = (Salario base × días trabajados) ÷ 720.
- Define disfrute o compensación. Registra si el trabajador va a descansar esos días o si se le pagan en dinero (recuerda: en dinero, máximo la mitad).
El 720 de la fórmula sale de multiplicar 360 días por 2, porque los 15 días de vacaciones equivalen a medio mes de salario (medio de 30 días). Es la forma rápida de llegar al mismo resultado.
Ejemplo práctico de liquidación de vacaciones
Veámoslo con números. Un trabajador con un año completo y un salario base de $2.000.000:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario base mensual | $2.000.000 |
| Días trabajados en el año | 360 |
| Días de vacaciones (15 hábiles/año) | 15 días |
| Fórmula | (2.000.000 × 360) ÷ 720 |
| Valor a pagar por vacaciones | $1.000.000 |
Si en lugar de un año completo solo hubiera trabajado 180 días (medio año), sería (2.000.000 × 180) ÷ 720 = $500.000, equivalente a 7,5 días de vacaciones. La misma fórmula sirve para cualquier tiempo trabajado.
Vacaciones disfrutadas vs. compensadas en dinero
No es lo mismo que el trabajador descanse a que le paguen las vacaciones en dinero, y conviene tener clara la diferencia:
- Vacaciones disfrutadas: el trabajador toma efectivamente los días de descanso y recibe su remuneración durante ese tiempo.
- Vacaciones compensadas: se pagan en dinero sin que el trabajador descanse. Por ley, durante la relación laboral solo se puede compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones; el resto debe disfrutarse.
Cuando el contrato termina y quedan días de vacaciones pendientes, estos se liquidan y se pagan en su totalidad de forma proporcional al tiempo trabajado.
Errores comunes al liquidar vacaciones
Evita estos tropiezos, que son los que más generan inconsistencias:
- Incluir las horas extra o los recargos en la base (la ley los excluye del cálculo de vacaciones).
- Confundir días hábiles con días calendario al contar los 15 días.
- Olvidar el cálculo proporcional cuando el trabajador no completó el año.
- Usar un salario desactualizado en lugar del que devenga al momento del disfrute.
- No reportar la novedad a la DIAN en la nómina electrónica del período.
¿Cómo liquidar las vacaciones de un empleado en Dataico?
Hacer todo esto a mano, empleado por empleado, es lento y se presta a errores. En Dataico registras las vacaciones como una novedad dentro de la nómina electrónica y el sistema hace el cálculo y el reporte por ti. Puedes ver el paso a paso completo aquí.
En la plataforma tienes dos opciones según el caso:
- Vacaciones disfrutadas: registras los días de descanso remunerado que toma el trabajador.
- Vacaciones compensadas: registras los días que se pagan en dinero sin descanso físico.
En ambos casos, la novedad se reporta a la DIAN dentro del período correspondiente, así cumples con la norma sin procesos manuales ni riesgo de errores.
Lo que dicen quienes ya liquidan su nómina con Dataico
Muchos contadores y empresas ya dejaron atrás las hojas de cálculo para liquidar su nómina. Así lo cuenta María Cristina Giraldo, contadora que ha migrado varios clientes hacia Dataico:
“Dataico me gusta mucho, es una plataforma muy sencilla… nos facilita la vida con la contabilización automática.”
— María Cristina Giraldo, contadora
Preguntas frecuentes sobre la liquidación de vacaciones
¿Qué son las vacaciones?
Son un derecho laboral a un período de descanso remunerado que el trabajador adquiere tras cumplir un año de servicio. Equivalen a 15 días hábiles por año, según el artículo 186 del CST.
¿Cómo se liquidan las vacaciones en Colombia?
Se calculan los días proporcionales (días trabajados × 15 ÷ 360), se depura el salario base (sin horas extra, dominicales/festivos ni auxilio de transporte) y se aplica la fórmula: (salario base × días trabajados) ÷ 720.
¿Cuántos días de vacaciones tiene un trabajador al año?
15 días hábiles consecutivos por cada año trabajado, equivalentes a 1,25 días por cada mes de servicio.
¿Las horas extra cuentan para liquidar las vacaciones?
No. El artículo 192 del CST excluye las horas extra y el trabajo en días de descanso obligatorio de la base para liquidar vacaciones.
¿Se pueden pagar las vacaciones en dinero?
Durante la relación laboral se puede compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones, por acuerdo entre las partes. Al terminar el contrato, los días pendientes se pagan proporcionalmente.
¿Cómo liquidar las vacaciones de un empleado sin complicarme?
Con un software de nómina como Dataico registras la novedad de vacaciones y el sistema calcula el valor y lo reporta a la DIAN por ti, evitando errores de cálculo.
Liquida tus vacaciones sin dolores de cabeza
Liquidar las vacaciones bien no solo evita sanciones: es una forma de cuidar a tu equipo y de mantener tus cuentas en orden. Y no tiene por qué ser un proceso manual y estresante.
Con Dataico liquidas vacaciones, generas tu nómina electrónica y cumples con la DIAN desde un solo lugar, sin letra pequeña. Dataico es parte de tu negocio: tú cuidas a tu equipo y nosotros te cuidamos los cálculos.
Naturalmente, Dataico.
