¿Para qué sirven los centros de costos?

Los centros de costos desempeñan un papel fundamental en el control, supervisión, evaluación y presupuesto de cada unidad de negocio. Se trata de una herramienta que permite diferenciar actividades de manera estratégica, analizando el desempeño operacional, las variaciones y las comparaciones entre cada centro de costo.

Además te facilita la planificación y el conocimiento de los procesos, su implementación conlleva a mejoras significativas en los resultados y en la toma de decisiones.

Proceso para configurar centro de costos en Dataico

Configuración automática: 

• Crear los prefijos o numeraciones necesarias para clasificar cada centro. Es decir, si vas a diferenciar las ventas o compras por cada sucursal que tiene tu empresa, debes de tener varias numeraciones en el módulo de ventas o compras con cada sucursal.
• Si manejas contabilidad automática al momento que se realice un documento, ejemplo una compra o venta, este quedara como un asiento automático y vendrá con el centro de costo creado:

• Para crear una numeración dar clic en el icono de las tuercas:

• Dirígete al módulo de Contabilidad, submódulo, Configuración > pestaña de Centros de Costos:

• Crear centro de costo, clic en la opción “Nuevo entro de costo”: 

• Se te habilitarán tres campos que son: 

1. Código: Puedes ingresar letras y números para identificar cada centro.
2. Descripción: Asignas un nombre al centro de costo.
3. Numeración: Seleccionas la que tienes en ventas, compras o cartera. 

• Clic en la opción “Guardar cambios”:

• Crear cada centro de costo con cada numeración:

• Activar centros de costos para cada tipo de comprobante. 

Creados los centros de costos, es necesario activar el tipo comprobante que deseas manejar centros de costos. En este caso, como son asientos automáticos, primero ingresas a la pestaña de Comprobantes > visualizas la opción de los Comprobantes que asocia con documentos en Dataico (son aquellos documentos que se contabilizan de manera automática): 

• Selecciona el prefijo de la numeración que está asociada al centro de costo dando clic en el icono del lápiz:

• Selecciona el recuadro que se encuentra en blanco para que se active ese prefijo para ser usado por centro de costo:

•  Clic en el chulito verde para guardar:

• Se confirma que el tipo de comprobante quedo activado para ser usado con centros de costos cuando aparece con un chulito verde:

• Tener en cuenta que al momento de crear un documento, ejemplo una compra, seleccionas la numeración correspondiente al centro de costo creado:

• Para verificar que los asientos automáticos quedaron por los centros de costos, ingresa al módulo de Contabilidad > Asientos > Automático:

•  Para verificar o editar el centro de costo en el asiento automático, da clic en el lápiz:

• De ser necesario dar clic en el lápiz en cada cuenta para editar el centro de costo:

• Los asientos que no tienen centros de costo van a aparecer como” default no cost center“:

Configuración manual:

La configuración manual se refiere a centros de costos en los cuales no se asocia una numeración, debido a que se agregan manualmente a un asiento. 

• Para crear un centro de costo y agregarlo de forma manual, dar clic en la pestaña de configuración > centros de costo > luego seleccionas “nuevo centro de costo”:

• Agregar el código y descripción, dejar el campo de numeración en blanco:

• Para guardar das clic en “guardar cambios”: 

• Luego te diriges a la pestaña de comprobantes, visualizar los comprobantes que no asocia con documentos en Dataico y le das clic en el lápiz para activar ese tipo de comprobante con centro de costos:

NOTA: Solo los tipos de comprobantes activados para centros de costos podrán ser usados para ello.

Crear asiento manual con centro de costos. 

• Pestaña de Asientos, seleccionas en el campo “Nuevo asiento“: 

• Agregas todos los campos del asiento y seleccionas el tipo de comprobante que tiene activado centros de costos:

• Al momento de crear el asiento escribes el centro de costo creado:

• A cada cuenta agregas el centro de costo:

NOTA: Tanto los asientos manuales como los automáticos se pueden editar para agregar un centro de costo.

Eliminar un centro de costo.  

• Para eliminar un centro de costo ingresas a la pestaña de configuración > “Centros de Costos” das clic en el icono de la caneca: 

• Al momento de eliminar un centro de costos, todos los asientos realizados con él quedan sin centro de costo:

• Puedes visualizar los centros de costos eliminados dando clic en “Mostrar Eliminados”:

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¿Qué es la prima de servicios?

La prima de servicios es un beneficio social destinado a los empleados dependientes, que consiste en el pago equivalente a 30 días de salario por cada año trabajado o proporcional si ha trabajado menos del año, la cual se debe pagar en dos cuotas durante el año y esta reglamentada por el artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo.

• Primera cuota: Máximo el 30 de junio de cada año
• Segunda cuota: Máximo el 20 de diciembre de cada año

¿Quiénes tienen derecho a recibir prima de servicios?

Todos los empleados dependientes y subordinados incluido el personal de servicio doméstico.

¿Cómo se liquida la prima de servicios?

Se toma el salario base que es el salario como tal del trabajador, más los distintos conceptos remuneratorios como comisiones, horas extras, recargos nocturnos, dominicales, festivos y el auxilio de transporte.

Para los casos de salarios variables se deben sumar todos los salarios mensuales que constituyan salario y se excluyen los que no constituyen.

Formula para liquidar la prima de servicios

Salario mensual x días trabajados/360

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¿La prima de servicios se puede embargar?

Según el artículo 344 del Código Sustantivo del Trabajo, Principio y Excepciones

1. Son inembargables las prestaciones sociales, cualquiera que sea su cuantía.
2. Excepto los créditos a favor de las cooperativas legalmente autorizadas y los provenientes de las pensiones alimenticias, pero el monto del embargo o retención no puede exceder el 50% del valor de la prestación respectiva.

Sanciones por incumplimiento en pago de la prima de servicios

El incumplimiento del pago de la prima de servicios a un trabajador puede acarrear diversas consecuencias legales. Entre ellas, se encuentran las multas que oscilan entre 1 y 5.000 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Además, los jueces del trabajo pueden ordenar el pago de una indemnización moratoria equivalente a un día de salario por cada día de retraso en el pago.

Es importante asegurarse de que la prima de servicios esté incluida en el documento de soporte de nómina electrónica. Este debe reflejar de manera clara y detallada el desglose de los conceptos salariales, deducciones y otros pagos adicionales, incluyendo la prima de servicios. Asegúrate de que el software que uses genere este documento de manera precisa y que la información correspondiente a la prima de servicios sea incluida de forma correcta.

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Hay cosas que definitivamente es mejor dejarle a los expertos y una de ellas es la contabilidad, por eso te invitamos a adquirir la contabilidad de Dataico y hacer uso del módulo contable que tenemos disponible para ti en nuestra plataforma sin ningún costo adicional.

Con la contabilidad podrás reducir impuestos de manera legal y tener la tranquilidad que solo un experto te puede brindar la mejor experiencia:

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Pero, ¿Qué es la doble contabilidad?

Bien, toda empresa debe tener un registro claro y preciso de los recursos, gastos y actividades comerciales, y además debe presentar estos registros ante las entidades competentes como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La doble contabilidad se registra cuando una persona (natural o jurídica) lleva dos o más libros contables en los que registra en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tiene distintos comprobantes sobre los mismos actos. Así lo establecen  el artículo 74 del Código de Comercio y el artículo 264 de la Ley 1564 de 2012 que determinan que llevar doble contabilidad se considera un delito por intentar evadir obligaciones tributarias y por tanto tiene una sanción.

Sanciones vigentes por doble contabilidad e irregularidades con libros contables:

• Sanción económica: Multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la multa. Esta sanción económica no puede superar las 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario) y está estipulada en el artículo 655 del Estatuto Tributario.
• Desconocimiento por parte de la DIAN de costos y deducciones: El mismo artículo 655 del Estatuto Tributario explica que irregularidades como la doble contabilidad hace que los libros contables pierdan su valor probatorio y por esta razón la Dian podrá rechazar los costos, deducciones e impuestos descontables incluidos en dichos registros.
• Clausura o cierre del establecimiento: La sanción puede incluir el cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier otro espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. Así queda contemplado en el artículo 657 del Estatuto Tributario. 

¿Cómo evitar la doble contabilidad?

La forma más efectiva es dejarle la información contable y tributaria de tu empresa a expertos. Con la contabilidad de Dataico y las herramientas de nuestra plataforma:

• Tendrás la seguridad de no incumplir con ninguna de las reglas establecidas por las autoridades competentes.
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• Tu información siempre estará segura y en la nube.
• Ahorrarás tiempo que podrás invertir en el crecimiento de tu empresa.
• Vas a reducir errores y la posibilidad de que quien maneja tu contabilidad cometa alguna irregularidad.

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En general, los no obligados a facturar son personas naturales o jurídicas que realizan actividades económicas de manera ocasional o esporádica y que no han obtenido el registro como contribuyentes del Impuesto al Valor Agregado (IVA). 

Estos sujetos no están obligados a emitir facturas, pero sí deben llevar un registro de sus compras y ventas y pueden ser requeridos por el fisco a presentar dicha documentación.

Por lo tanto, el documento de soporte en adquisiciones a no obligados a facturar es una herramienta que permite a las empresas demostrar que han realizado una compra a un no obligado a facturar y acreditar el pago de dicha compra. Este documento puede ser una boleta de venta, un recibo, una nota de crédito o una nota de débito, entre otros.

Es importante tener en cuenta que el uso de este tipo de documentos está sujeto a ciertas regulaciones y requisitos, por lo que es recomendable consultar con un profesional o con la DIAN para conocer las normas aplicables.

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1. Conocimientos y habilidades técnicas: Un buen contador debe tener una sólida base en cuestiones contables y fiscales, y estar actualizado en las últimas leyes y regulaciones. Además, debe tener una buena comprensión de la informática y estar familiarizado con el uso de software de contabilidad y otras herramientas tecnológicas.
2. Habilidades de comunicación y presentación: Un buen contador debe ser capaz de comunicar de manera clara y concisa sus hallazgos y recomendaciones, tanto a clientes como a compañeros de trabajo. Debe ser capaz de presentar informes y estadísticas de manera atractiva y fácilmente comprensible.
3. Responsabilidad y ética: Un buen contador debe ser responsable y confiable, y tener un alto grado de ética profesional. Debe ser capaz de mantener la confidencialidad de la información de los clientes y tomar decisiones éticas y justas en todo momento.

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1. Mayor precisión y exactitud: Un software de contabilidad automatiza el cálculo de los totales y balances, lo que reduce el margen de error humano y garantiza una mayor precisión.
2. Mayor eficiencia y rapidez: Un software de contabilidad permite realizar tareas de contabilidad de manera más rápida y eficiente. Además, el software puede generar informes y estadísticas en tiempo real, lo que permite tomar decisiones más rápidas y precisas.
3. Mayor seguridad: Un software de contabilidad almacena la información de manera segura y permite realizar copias de seguridad de la misma, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos.
4. Mayor facilidad de acceso y colaboración: Un software de contabilidad permite acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando se cuente con una conexión a Internet. Además, permite la colaboración en tiempo real entre distintos usuarios y departamentos.
5. Mayor integración con otras herramientas: Muchos software de contabilidad se integran con otras herramientas, como CRM o plataformas de venta en línea, lo que permite una mayor automatización y eficiencia en el proceso de contabilidad.

La entrada Beneficios de llevar la contabilidad con un software. se publicó primero en Dataico.

El pasado 16 de diciembre de 2022 el Gobierno Nacional expidió el Decreto 2487 de 2022 con los plazos para el cumplimiento de las obligaciones tributarias sustanciales y formales en el año 2023. En Dataico te los compartimos uno a uno para que no dejes pasar ninguna de estas fechas. Así mismo te recordamos la importancia de darle un riguroso manejo a la contabilidad de tu empresa y patrimonio con un software contable como el de Dataico.

Consulta nuestra guía con los plazos establecidos para hacer la declaración de Renta, IVA y Retención en la Fuente 

Para información adicional conoce el calendario tributario 2023 ofrecido por la DIAN aquí

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Pero, ¿Qué es la doble contabilidad?

Bien, toda empresa debe tener un registro claro y preciso de los recursos, gastos y actividades comerciales, y además debe presentar estos registros ante las entidades competentes como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

La doble contabilidad se registra cuando una persona (natural o jurídica) lleva dos  o más libros contables en los que registra en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tiene distintos comprobantes sobre los mismos actos. Así lo establecen  el artículo 74 del Código de Comercio y el artículo 264 de la Ley 1564 de 2012 que determinan que llevar doble contabilidad se considera un delito por intentar evadir obligaciones tributarias y por tanto tiene una sanción.

Sanciones vigentes por doble contabilidad e irregularidades con libros contables:

• Sanción económica: Multa del 0.5% del mayor valor entre el patrimonio líquido y los ingresos netos del año anterior a la imposición de la multa. Esta sanción económica no puede superar las 20.000 UVT (Unidades de Valor Tributario) y está estipulada en el artículo 655 del Estatuto Tributario.
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• Clausura o cierre del establecimiento: La sanción puede incluir el cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o cualquier otro espacio donde el contribuyente sancionado ejerza su actividad. Así queda contemplado en el artículo 657 del Estatuto Tributario. 

¿Cómo evitar la doble contabilidad?

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Si no realizas la nómina electrónica para el año 2023 tendrás que pagar muchos más impuestos de los que estás pagando este año ya que no te podrás descontar los pagos de nómina en la declaración. Por ejemplo: Si ganas 50 millones anuales y no haces nómina electrónica tendrías que pagar alrededor de 9.5 millones de pesos (si no haces más deducciones). 

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La Dian pondrá a disposición de los colombianos, por tercer año consecutivo, el mecanismo de la declaración sugerida de Renta, una herramienta en la que la Dian calcula la declaración de renta de algunos contribuyentes por medio de información exógena, es decir, en vez que cada persona calcule y presente la declaración de renta por su propia cuenta, puede cumplir con este trámite usando la herramienta de la Dian. 

¿Para quiénes está dirigida?

Para todos los que deben presentar la declaración de renta en 2021.

¿Cómo sé si tengo habilitada la declaración de renta sugerida?

Ingresar a la página de la Dian con número de NIT o cédula y seleccionar la opción de “¿Tienes declaración sugerida de renta?”.  

¿Cómo saber si declaro renta?

Debes declarar renta si cumples una o más de las siguientes condiciones:

• Patrimonio bruto al cierre de 2020 sumó más de 4.500 UVT o $160 millones.
• El Patrimonio Bruto es el valor de todos los inmuebles, vehículos, inversiones y todos los activos que tenga a su nombre el contribuyente.
• Si el patrimonio bruto al cierre de 2020 sumó más de 4.500 UVT o $160 millones. El Patrimonio Bruto es el valor de todos los inmuebles, vehículos, inversiones y todos los activos que tenga a su nombre el contribuyente.
• Si en 2020 obtuvo ingresos brutos de más de 1.400 UVT o más de $49.850.000. Es decir, debe declarar renta si su salario mensual en 2020 fue de más de $4.154.000.
• Si en 2020 realizó consumos mediante tarjeta de crédito superiores a 1400 UVT o más de $49.850.000.
• Si en 2020 sus compras y consumos totales sumaron más de 1400 UVT o más de $49.850.000.
• Si en 2020 registró consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras por más de 1400 UVT o más de $49.850.000.
• Si fue responsable de IVA durante el 2020.

¿Se puede editar la declaración sugerida?

Sí. La Dian aclara que es tan solo una declaración de renta sugerida y que el contribuyente puede también presentar su propia declaración de renta construida desde cero. Recuerde que el plazo para presentar la declaración de renta va desde el 10 de agosto hasta el 20 de octubre.

¡En Dataico te ayudamos a simplificar tu proceso de declaración y maximizar tus beneficios fiscales!

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